Die Prozessbeschreibung

Prozessbeschreibung ISO 9001 = Process Description
Unsere Prozessbeschreibungen sind fertige Muster ohne Schreibschutz und somit jederzeit editierbar. Sie erhalten die Prozessbeschreibung als Vorlage in Word. Kein PDF wie bei anderen Anbietern. Fügen Sie einfach Ihr Firmenlogo ein und ergänzen Sie ggf. weitere spezielle firmeninterne Informationen.

Kurze Beschreibungen zu unseren Dokumenten

Unsere Muster Prozessbeschreibungen nach DIN EN ISO 9001:2015

Unsere fertigen Muster Prozessbeschreibungen (Vorlage Word) sind Dokumente, die im Rahmen des Qualitätsmanagements (Kapitel 7.5 Dokumentierte Information) erstellt werden, um Abläufe in sogenannten Flussdiagrammen (Flowcharts) visuell zu beschreiben und zu dokumentieren. Mit einer Prozessbeschreibung nach ISO 9001 legen Sie fest, wie ein Prozess oder Ablauf in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden soll. Bei Prozessbeschreibungen gilt allgemein: so viele Details wie nötig, so wenige Details wie möglich. Einige Normen und Managementsysteme fordern, dass dokumentierte Informationen erstellt werden müssen. Um Dokumentationspflichten zu erfüllen oder um rechtliche Anforderungen einzuhalten, kann es hilfreich oder sogar notwendig sein, dass sie erstellt werden. Wir zeigen Ihnen mit unseren fertigen Microsoft Word Vorlagen wie Sie Prozesse visuell gestalten und umsetzen können!

Die ISO 9001:2015 macht keine starren Vorgaben, für welche Prozesse es eine Verfahrensanweisung oder eine Prozessbeschreibung geben muss und was diese Dokumente beinhalten müssen. Es besteht jedoch die Pflicht zur Dokumentation von qualitätsrelevanten Sachverhalten. Für uns steht dabei immer im Vordergrund, dass die Dokumentation einen Mehrwert für die internen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen darstellen sollte – sie sollte nicht allein aufgrund externer Anforderung existieren. Hierzu haben wir Ihnen bereits eine große Auswahl an fertigen Muster Vorlagen zur Umsetzung der DIN EN ISO 9001:2015 und der DIN EN ISO 50001:2018 in unserem Vorlagenshop zum Sofortdownload bereitgestellt.

Die äußere Form der Prozessbeschreibung kann jedes Unternehmen selbst festlegen. Sinnvoll ist die Erarbeitung eines internen Standards zur Erstellung, der auch die Strukturierung und Detaillierung festlegt. Unsere Dokumente sind alle einheitlich strukturiert und vom Design identisch. Somit ist Ihr Corporate Identity im Dokumentenmanagement gewährleistet. Sie müssen lediglich Ihr Firmenlogo (als z.B. JPG-Datei) hinzufügen.

Verfahrensanweisung, Verfahrensanweisung ISO 9001

Die Kontinuierliche Verbesserung von Prozessbeschreibungen

Auch Dokumente sprich „dokumentierte Informationen“ müssen regelmäßig im Hinblick auf ihre Eignung, Praktikabilität und Wirksamkeit nach ISO 9001 überprüft und verbessert werden (siehe auch PDCA). Dazu dienen auch die, für das jeweilige Verfahren zu erarbeitenden Prozesskennzahlen.

Prozessbeschreibung oder doch Verfahrensanweisung?
Eine Prozessbeschreibung beschreibt die Aktivitäten, die zur Umwandlung einer Eingabe (Input) in ein Ergebnis (Output) notwendig sind. Im Gegensatz dazu stellt eine Verfahrensanweisung dar, wie eine für das Managen einer betrieblichen Funktion (z. B. Durchführung von Kundenzufriedenheitsanalysen) als qualitäts- oder sicherheitsrelevant erachtete Tätigkeit, Maßnahme etc. konkret und nachweisbar auszuführen ist. Damit wird deutlich: Verfahrensanweisungen haben einen handlungsanleitenden und einen verpflichtenden Charakter. Ihre Akzeptanz ist bei den Beschäftigten dann höher, wenn das Management ihnen die Notwendigkeit aufgezeigt hat, die Inhalte nachvollziehbar sind sowie Möglichkeiten zur Mitwirkung bei der Erstellung bestehen.

Prozessbeschreibungen zielen also darauf ab,

  • die Vermittlung von relevanten Informationen ohne komplizierten Satzbau. Stichpunkte lassen sich deutlich schneller ändern und ergänzen als Fließtexte.
  • die aktive Formulierung aufgrund klarer Verantwortlichkeiten. So versteht der Mitarbeiter schneller, was zu tun ist.
  • die Dokumentation von Regelfällen (Standards). Denn den Regelfall kontinuierlich zu optimieren und dabei jeweils eine Minute einzusparen, hat einen weit positiveren Effekt, als bei einem Sonderfall eine Stunde einzusparen.
  • die Anordnung der einzelnen Prozessschritte in chronologischer Reihenfolge.
  • die mitgeltenden Unterlagen dem jeweiligen Prozess zuzuordnen wie z.B. Arbeitsanweisungen (wenn es ins Detail geht).
  • das Schnittstellen zu angrenzenden Prozessen oder weiteren Prozessbeschreibungen sichtbar gemacht werden.

Wie sind unsere Muster Prozessbeschreibungen (Vorlage Word) aufgebaut?

  • Gleiches Design – jedoch nach Dokumentenart farblich unterschiedlich
  • Kopfzeile (Nummer, Revision, Datum)
  • Dokumentenart (zum Beispiel Qualitätsmanagement-Verfahrensanweisung oder Energiemanagement-Verfahrensanweisung)
  • Titel der Prozessbeschreibung
  • Änderungsverzeichnis (Tabelle – Hier müssen die Änderungen der Verfahrensanweisungen dokumentiert und mit Datum und Namen sowie der Revisionsnummer versehen werden. Es muss klar ersichtlich sein, welche Punkte geändert wurden)
  • Grundlage (Bezug zur Managementnorm und Kapitel)
  • Stammblatt mit Informationen zu:
  • 1. Zielsetzung
  • 2. Prozessverantwortung
  • 3. Prozessbeteiligung
  • 4. Prozessart (Führung-, Kern oder Supportprozess)
  • 5. Prozessmessgrößen
  • 6. Anwendungsbereich
  • 7. Input
  • 8. Output
  • 9. Normen und Vorgaben
  • 10. Ergänzende Instruktionen
  • Ablaufdiagramm (Flussdiagramm oder Flowchart)
  • 9. Abkürzungsverzeichnis (Tabelle – In diesem Abschnitt werden die Definitionen zum Verständnis der Verfahrensanweisung erklärt)
  • Fußzeile Inkraftsetzung (Prozessverantwortung, Dokumentenverantwortung, Freigabe und Seitenanzahl)