Der Projektplan Energie

Planerische Aufgaben im Energiemanagementsystem.

Der Projektplan Energie ist der Fahrplan zur Realisierung eines Energiemanagementsystems. Das Verfolgen der erforderlichen Schritte zur Einführung eines Energiemanagementsystems wird mit dem Aufstellen eines Projektplans (Projektplan Energie) erleichtert. Hat sich die oberste Leitung positioniert, ist es deshalb sinnvoll, diesen Projektplan aufzustellen, in demdie Verantwortlichen und Beteiligten, der zeitliche Ablauf und das Ziel bzw. die Zwischenziele definiert werden. Zur Projektabgrenzung ist es erforderlich, parallel die Bilanzgrenzen so genau wie möglich festzulegen, bevor mit der Datenerhebung die erste umfangreiche Aufgabe ansteht.

Er hilft, Aktivitäten und Ressourcen zu planen und zu koordinieren. Aus ihm lässt sich auch der Zeitrahmen ableiten, der zur Einführung eines EnMS benötigt wird oder zur Verfügung gestellt werden sollte. Eine Projektplanung führt erfahrungsgemäß zu einer stärkeren Konzentration auf die zu erreichenden Ziele und gewährleistet durch Setzen von Terminen eine bessere Planbarkeit. Basis ist meist die Bereitstellung von Ressourcen. Zuerst einmal sollten Sie immer nach der Formel gehen: So viel Dokumentation wie nötig und NICHT wie möglich! Die Inhalte eines Projektplans können je nach Unternehmensgröße variieren.

Beispiele für die Inhalte eines Projektplans wären:

• Beschluss der obersten Leitung
• Projektplanung
• Festsetzen der Bilanzgrenzen
• Bewertung der wesentlichen Energieeinflußfaktoren
• Festlegung der Energiepolitik und Energieziele
• Kommunikation, Bereitstellung von Ressourcen
• Dokumentation des EnMS
• Ausgestaltung energierelevanter Abläufe
• Schulung der Mitarbeiter
• Erfassung und Bearbeitung von Verbesserungsmaßnahmen
• Planung Energieeinsatz und Definition/Ermittlung von Kennzahlen
• Internes Energieaudit
• Managementreview

Ähnlich dem Umwelt- oder Qualitätsmanagement ist auch das EnMS systematisch im PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) aufzubauen. Durch einen sich dynamisch wiederholenden Regelkreis, soll die energiebezogene Leistung eines Unternehmens kontinuierlich verbessert werden. Innerhalb dieses systematischen Vorgehens werden Prozesse und Verfahren regelmäßig überprüft, Verbesserungspotenziale identifiziert und mögliche Energieeffizienzmaßnahmen geplant und umgesetzt.

Was ist bei der Erstellung eines Projektplanes zu beachten?

Hat sich die oberste Leitung positioniert, ist es sinnvoll, einen Projektplan aufzustellen, in dem die Verantwortlichen und Beteiligten, der zeitliche Rahmen und das gesetzte Ziel definiert werden. Zur Projektabgrenzung ist es erforderlich, parallel die Bilanzgrenzen so genau wie möglich festzulegen. Anschließend kann mit der Datenerhebung als die erste umfangreiche Aufgabe begonnen werden. Bevor Sie mit der Einführung Ihres Energiemanagementsystems beginnen, muss zunächst einmal ein Projektplan erstellt werden. Dabei gilt es, die geschätzt notwendige Zeit für die einzelnen Umsetzungsschritte einzuschätzen. Stellen Sie sich bei der Erstellung Ihres Projektplans folgende Leitfragen:

• Wann können diese Arbeiten gemacht werden?
• Wie viel Zeit brauchen Sie für die einzelnen Schritte?

Planen Sie auf Basis des von Ihnen ermittelten Zeitaufwands und der Verantwortlichkeiten den zeitlichen Ablauf, indem Sie jedem Meilenstein einen Zeitrahmen zuordnen. Verantwortlichkeiten können Sie in einer Verantwortungs- und Aufgabenmatrix beschreiben, in der Sie auch zugleich notwendige Informationsflüsse festlegen. Die Überwachung des Projektplans ist Aufgabe des Energiemanagers mit Unterstützung des Energieteams.

Ziemlich weit oben auf der Liste der planerischen Aufgaben steht zunächst ein einfacher Projektplan. Dieser legt wichtige Zwischenschritte, Ressourcen und den zeitlichen Zeitrahmen fest und hilft so allen Beteiligten, die eigene Rolle und den Fortschritt bei der Einführung des Energiemanagementsystems besser einzuschätzen. Außerdem müssen rechtliche sowie wirtschaftliche Rahmenbedingungen bekannt sein und mögliche Einflüsse auf den Energieverbrauch zusammengetragen werden.

Unterstützende Software zur Erstellung eines Projektplans finden Sie z.B. auf GanttProject.

Die Meilensteine bei der Erstellung eines Projektplans.

• Beschluss der obersten Leitung
• Ernennung eines Energiemanagers
• Bildung eines Energieteams
• Projektplanung
• Festlegung der Bilanzgrenzen
• Erhebung der Grunddaten
• Bewertung der wesentlichen Energieeinflussfaktoren
• Review der Ergebnisse
• Verabschiedung der Energiepolitik mit operativen und strategischen Zielsetzungen
• Planung und Bereitstellung von Ressourcen
• Dokumentation des Energiemanagementsystems
• Ausgestaltung energierelevanter Abläufe
• Schulung
• Struktur der Kommunikation
• Erfassung von Verbesserungsmaßnahmen und Bearbeitung
• Energieeinsatzplanung
• Bildung von Kennzahlen
• Aktualisierung der Energieanalyse
• Energieaudit
• Aktualisierung des Energieeinsparprogramms (einmal jährlich)
• Management-Review

Je nach Unternehmensvorgaben werden die Zeiten variieren. Tatsächlich werden in der Praxis Energiemanagementsysteme innerhalb von 3 bis 18 Monaten eingeführt. Erfahrungen zeigen, dass 6 Monate anspruchsvoll, aber machbar sind.