Dokumentierte Information nach ISO 50001. Die gelenkten Dokumente in einem EnMS.

Teil 15: Die dokumentierte Information nach ISO 50001 Revision 2018 und der Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems.

Energiemanagement ISO 50001

15.1 Allgemeines

Die Dokumentation eines Energiemanagementsystems

Die „Dokumentation des Energiemanagementsystems“ ist nun die Hauptaufgabe im Aufbau eines Energiemanagementsystems. In einem EnMS spielt die Dokumentation eine wichtige Rolle, um überprüfen zu können, ob Prozesse und Maßnahmen wie geplant durchgeführt wurden.

Gemäß der ISO 50001 Kapitel 7. Unterstützung muss weiterhin…

  • die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter
  • die Interne Kommunikation
  • die Anforderungen an die Dokumentierten Informationen
  • die Definition der Abläufe energierelevanter Prozesse und
  • die Kriterien zur Beschaffung energierelevanter Produkte und Dienstleistungen …festgelegt werden.

Nur wenn Sie ein gutes Dokumentenmanagementsystem in ihrem Unternehmen pflegen, kann ein systematischer Verbesserungsprozess initiiert und dessen Erfolg nachgewiesen werden.

Eine angemessene Dokumentation hilft Ihnen zudem Abläufe zu standardisieren und Prozesse des EnMS in Ihrem Unternehmen fest zu verankern.

Folgende dokumentierte Information ist laut der Energiemanagementnorm ISO 50001:2018 zwingend erforderlich:

  • Energiepolitik und Energieziele
  • Anwendungsbereich des Energiemanagementsystems
  • Aktionspläne
  • Verfahren, Kriterien und Ergebnisse zur energetischen Bewertung
  • Verfahren zur Bestimmung und Aktualisierung der Energieleistungskennzahlen
  • Verfahren zur Analysierung der relevanten Variablen und sonstigen Einflussfaktoren
  • Plan zur Energiedatensammlung
  • Information zur Reproduzierbarkeit und Genauigkeit der eingesetzten Messinstrumente
  • Ergebnisse der Überwachung und Messung
  • Kompetenzmatrix aller Mitarbeiter
  • Informationen zu wesentlichen Abweichungen von der energiebezogenen Leistung
  • Ergebnisse zur Bewertung der Einhaltung rechtlicher Anforderungen
  • Nachweis von durchgeführten Energieaudits
  • Die mindestens 1x jährlich stattfindende Managementbewertung
  • Abweichungen von Anforderungen der Norm und Ergebnisse der Korrekturmaßnahmen

Zur Lenkung der Dokumente (dokumentierten Information) muss ein Verfahren entwickelt werden, dass die zuvor genannten Punkte umsetzen soll. Hierfür eignet sich die Erstellung einer Verfahrensanweisung zur Dokumentenlenkung. Hierzu gibt die Norm im Kapitel 7.5 Dokumentierte Information entsprechende Anmerkungen.

ISO 50001

15.2 Die Dokumentation eines Energiemanagementsystems

Wie sollte eine geeignete Dokumentation aussehen?

Die Dokumente müssen in erster Linie immer lesbar, identifizierbar und zugänglich sein und sich direkt den relevanten Prozessen, Tätigkeiten oder Personen zuordnen lassen. Je übersichtlicher die Dokumente gehalten werden, desto einfacher wird sich die Umsetzung Ihres EnMS gestalten. Die Dokumente müssen
regelmäßig auf Aktualität und Richtigkeit überprüft werden.

Die Lenkung dokumentierter Information ist notwendig, um Aktualisierungen kontrolliert vorzunehmen und eine gezielte Verteilung von Inhalten sicherzustellen. Beziehen Sie auch externe Dokumente von z.B. interessierten Parteien wie Kunden, Behörden und Lieferanten etc., welche für die Planung und den Betrieb des EnMS erforderlich sind, in die Dokumentenlenkung mit ein. Sollten Sie bereits über ein Managementsystem verfügen, pflegen Sie diese Dokumente gemeinsam ein. Sie vermeiden redundante Abläufe und Dokumente.

Die Form der Dokumentation im Aufbau eines Energiemanagementsystems gemäß der DIN EN ISO 50001 ist nicht vorgeschrieben. Es kann sich hierbei um eine Loseblattsammlung, um ein Internet- oder Intranetbasiertes Dokumentenmanagement oder ein Energiemanagement-Handbuch in Papierform handeln.

Das Unternehmen kann weitere Dokumente, dass es für sein EnMS als relevant betrachtet in die Dokumentation im Sinne der ISO 50001 einpflegen und lenken. Dokumente müssen strukturiert gelenkt werden. Dazu gehört die Überprüfung ihrer Angemessenheit und Aktualität durch Revisionsstände zwecks Rückverfolgung, die Sicherstellung der Verfügbarkeit aktueller Dokumente, die Garantie der dauerhaften Lesbarkeit, der angemessene Umgang mit externen Dokumenten sowie die Lenkung von veralteten oder ungültigen Dokumenten.

Der Umfang der dokumentierten Information kann sich aufgrund der

  • Größe der Organisation
  • Art ihrer Tätigkeiten
  • Prozesse und deren Komplexität
  • Produkte oder Dienstleistungen und
  • Kompetenz der Personen unterscheiden.

15.3 Fazit zu Teil 9 Dokumentierte Information

Empfehlenswert ist die Integration in ein bestehendes Dokumentenmanagement wie ein Qualitäts- oder Umweltmanagementsystem. Somit verringert sich auch der Pflegeaufwand enorm.

In vielen Fällen wird die innerbetriebliche Umsetzung der Dokumentation eines Energiemanagementsystems in Form eines Handbuches geschrieben. Der Aufbau ist meist nach dem Prinzip „vom Allgemeinen zum Besonderen“. Hier wird daher zumeist nur eine relativ grobe Beschreibung der energierelevanten Tätigkeiten der Organisation beschrieben.

Sinn und Zweck ist es, dieses Handbuch an interessierte Parteien etc. problemlos herauszugeben ohne internes Know-how preiszugeben. Internes Know-how ist in der Anweisungsebene deshalb besser aufgehoben. Wie bereits erwähnt, ist die Dokumentationsart völlig frei wählbar.

Wählt man jedoch den klassischen Weg, kann man das EnM-System in die bestehende Dokumentation aufnehmen:

Die Dokumentationsebenen sollten intern allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden.