Struktur der Dokumentation nach ISO 9001 zur Dokumentation von Prozessen am Beispiel einer Prozessbeschreibung. Die ISO 9001 gibt in erster Linie keine Struktur der Managementsystemdokumentation vor. Sie zeigt lediglich Mindestanforderungen an ein Managementsystem auf.
Das Ziel von Qualitätsmanagementsystemen!
Das Ziel von Qualitätsmanagementsystemen ist es, die Kundenanforderungen nach Kundenvorgaben in Produkte und Leistungen zu übersetzen. Dazu sind Prozesse oder Prozessketten notwendig, die die Kundenanforderungen als Input und die Produkte oder die Leistung als Output ausgeben. Diese Prozesse werden Wertschöpfungs- oder Kernprozesse genannt. In unserer Prozessbeschreibung wird z.B. der Prozess in einem Stammblatt gekennzeichnet.
Es gibt weiterhin rückkoppelnde Prozesse, die der fortlaufenden Verbesserung dienen. Diese haben zwar keinen wertschöpfenden Einfluss, sind aber trotzdem für die Herstellung der Produkte oder für die Leistung wertvoll. Als Beispiel wäre die Reklamationsbearbeitung zu nennen. Diese hat keinen direkten Einfluss auf die Wertschöpfung dient aber im Umkehrschluss zur Verbesserung der Prozesse bzw. Prozessketten. Kundenreklamationen sind bestenfalls ein Indiz dafür, Schwachstellen in Prozessen zu erkennen und abzustellen.
Um Kernprozesse ausführen zu können benötigt man zudem unterstützende Prozesse wie z.B. Ressourcenbeschaffung (Prozessbeschreibung Bereitstellung von Ressourcen), Wartung und Instandhaltung (Prozessbeschreibung Wartung und Instandhaltung), Controlling, IT und Finanzen. Ohne z.B. den unterstützenden Prozess Wartung und Instandhaltung kann auf lange Sicht keine Produktion stattfinden. Hier sind Stillstände vorprogrammiert.
Die dritte Kategorie von Prozessen sind die sogenannten Führungsprozesse, die der Ausrichtung und Steuerung der Kern- und der unterstützenden Prozesse sowie der davon betroffenen und verantwortlichen Mitarbeiter dienen. Führungsprozesse sind Ziel- und Strategieprozesse wie z.B. die Managementbewertung.
Um Prozessarten zu beschreiben, werden Prozessbeschreibungen herangezogen. Es gibt dabei unterschiedliche Möglichkeiten einen Prozess visuell zu beschreiben. Die gängigsten sind:
- Turtle – Diagramme
- Flussdiagramme/Flowcharts (von uns bevorzugt)
- Swimlane – Darstellung
- Tabellarischer Aufbau
Die Visualisierung eines Prozesses durch ein Flussdiagramm bietet den Vorteil, dass die Grafik anschaulicher und eingängiger ist und Verzweigungen und Parallelitäten aufzeigt. Für welche Form sich letztendlich entschieden wird, liegt auch am Detaillierungsgrad der Dokumentation. Hier macht die ISO 9001 keine Vorgaben. Empfehlung lautet: der Detaillierungsgrad sollte bedarfsgerecht erfolgen.
Die Prozessbeschreibung…
…bildet eine arbeitsplatzübergreifende Tätigkeiten ab und wird am sinnvollsten mit Flussdiagrammen dargestellt. Folgeprozesse oder Unterprozesse werden visuell dargestellt und bieten einen sofortigen Überblick von möglichen Prozessketten. Das Ergebnis ist ein zusammenhängendes Prozessmodell, das auch die Wechselwirkungen der Prozesse abbildet.
Das ist der wesentliche Unterschied zu Arbeitsanweisungen, die arbeitsplatzbezogene Tätigkeiten beschreiben. Bei Arbeitsanweisungen steht der Detaillierungsgrad im Vordergrund. Arbeitsanweisungen können sinnvollerweise in einer Prozessbeschreibung als mitgeltende Unterlagen benannt werden.
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