Qualitätsmanagement Verfahrensanweisung Lenkung von dokumentierten Informationen

Verfahrensanweisung Lenkung von dokumentierten Informationen

Titel: Verfahrensanweisung Lenkung von dokumentierten Informationen

Interpretation der Norm: Festlegung des Dokumentationsumfanges des QMS, abhängig von den normativ geforderten Dokumenten und den für das Unternehmen für die Wirksamkeit des QM-Systems notwendigen Informationen.

Von der Norm geforderte dokumentierte Information muss vorliegen.
Dokumentierte Information, die von der Organisation als notwendig für die Wirksamkeit des QM-Systems erachtet wird, muss verfügbar sein. Die Vorgaben für dokumentierte Information sind abhängig von der Größe, Komplexität und den Risiken des Kunden.

Muster Verfahrensanweisung

Die vorliegende Verfahrensanweisung beschreibt die Erstellung, Genehmigung, Verteilung und Ablage von dokumentierten Informationen (ehemals Dokumentenlenkung). Die Anforderungen an die Dokumentation waren in der alten ISO 9001:2008 im Abschnitt 4.2.1 „Dokumente und Aufzeichnungen“ zu finden. In der DIN EN ISO 9001:2015 wurden diese unter den Begriff Dokumentierte Information zusammengefasst. Dokumentierte Informationen müssen immer und zu jedem Zeitpunkt identifizierbar und zuordenbar sein. D.h., alle Dokumente müssen mit Titel, Datum, Autor und einer Referenznummer etc. versehen werden.

Kurzbeschreibung der Verfahrensanweisung.

Diese Dokumente unterliegen einer angemessenen Überprüfung und Genehmigung durch den oder die zuständigen Stellen in der Organisation (Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen ISO 9001:2008). Die Lenkung der dokumentierten Information muss überwacht und gelenkt werden um sicherzustellen, dass sie auch dort wo benötigt, verfügbar ist. Vergessen sie nicht den Schutz von Dokumenten (Umwelteinflüsse) sowie den Datenschutz. Erstellen Sie, wie sie es aus der alten Norm kennen, eine Liste der notwendigen internen und externen Dokumenten sowie Gesetze und Kundenspezifikationen.

Die Lenkung von dokumentierten Informationen ist ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems. Hier sind einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Lenkung von dokumentierten Informationen zu verbessern:

• Zentralisierung der Dokumentation: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten dokumentierten Informationen an einem zentralen Ort gespeichert werden. Dies erleichtert den Zugriff und die Verwaltung der Informationen.
• Versionierung der Dokumente: Verwenden Sie ein eindeutiges Versionskontrollsystem, um sicherzustellen, dass immer die aktuellste Version eines Dokuments verwendet wird. Dies hilft, Fehler und Verwirrung zu vermeiden.
• Zugriffssteuerung: Begrenzen Sie den Zugriff auf dokumentierte Informationen nur auf autorisierte Personen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen vertraulich bleiben und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
• Überprüfung und Aktualisierung: Regelmäßig überprüfen und aktualisieren Sie Ihre dokumentierten Informationen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell sind. Dies ist besonders wichtig, wenn sich Vorschriften oder Prozesse ändern.
• Schulung und Bewusstsein: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über die Lenkung von dokumentierten Informationen informiert sind. Schulen Sie sie in Bezug auf die richtige Handhabung, Speicherung und Verwendung von Dokumenten.
• Sicherung der Informationen: Sichern Sie regelmäßig Ihre dokumentierten Informationen, um Datenverlust zu vermeiden. Verwenden Sie geeignete Sicherungsmechanismen und speichern Sie die Backups an einem sicheren Ort.

Indem Sie diese Maßnahmen umsetzen, können Sie die Lenkung von dokumentierten Informationen verbessern und die Effektivität Ihres Qualitätsmanagementsystems steigern.