Qualitätsmanagement Prozessbeschreibung Lenkung von Aufzeichnungen

Prozessbeschreibung Lenkung von Aufzeichnungen

Titel: Prozessbeschreibung Lenkung von Aufzeichnungen
Kapitel: 7.5.3 Lenkung dokumentierter Information
Interpretation: Die Dokumente müssen so gelenkt werden, dass sie immer in aktueller Form am Arbeitsplatz verfügbar sind. Anforderungen an die Vertraulichkeit müssen beachtet werden.

Dokumentierte Informationen (Aufzeichnungen etc.) in der Qualitätsmanagement-Dokumentation sind zum Beispiel das Qualitätsmanagementhandbuch oder die mitgeltenden Prozessbeschreibungen/Verfahrensanweisungen. Das Qualitätsmanagementhandbuch oder auch die Prozessbeschreibungen können geändert werden, sobald das Qualitätsmanagementsystem verändert wird oder sich etwas am Prozessablauf verändert. Dann bekommen diese Dokumente einen neuen Revisionsstand und es muss nach ISO 9001 sichergestellt werden, dass keine alten Dokumente mehr verwendet werden.

Die Zielsetzung dieser Prozessbeschreibung Lenkung von Aufzeichnungen lautet: „Durch die Dokumentenlenkung wird sichergestellt, dass jedem Mitarbeiter die aktuellen und gültigen Dokumente zur Verfügung stehen“

Die Lenkung bedeutet, dass die dokumentierten Informationen zu bewerten und zu genehmigen sind (vor der Herausgabe und auch nach einer Aktualisierung), Änderungen und der aktuelle Überarbeitungsstatus sichtbar sind und die Sicherstellung, dass die jeweils gültige Fassung an den Einsatzorten verfügbar ist. Ebenso müssen die Unterlagen lesbar und erkennbar bleiben, veraltete Unterlagen dürfen nicht unbeabsichtigt verwendet werden und wiederauffindbar (Archivsystem) sein.