Eine Verfahrensanweisung ist ein Dokument, das durch verschiedene Normen gefordert wird. Mit einer Verfahrensanweisung wird die Umsetzung von normativen Anforderungen in einem Dokumentenmanagement eines Unternehmens festgelegt und – im Sinne einer verbindlichen Vorschrift – nachvollziehbar dokumentiert.

Einige Normen und Managementsysteme fordern, dass Verfahrensanweisungen erstellt werden. Um Dokumentationspflichten zu erfüllen oder um rechtliche Anforderungen (zum Beispiel das Produkthaftungsgesetz) einzuhalten, kann es notwendig sein, dass Verfahrensanweisungen erstellt werden. Die DIN EN ISO 9001:2015 macht keine starren Vorgaben zum Dokumentenmanagement, für welche Prozesse es eine Verfahrensanweisung geben muss und was die Verfahrensanweisung beinhalten muss. Jedoch besteht die Pflicht zur Dokumentation von qualitätsrelevanten Sachverhalten.

Unsere Prozessbeschreibungen beschreiben die Abläufe in einem Unternehmen OPTISCH mittles Flussdiagrammen und dienen somit der Standardisierung und Optimierung von Prozessen.

Im Rahmen der Einführung eines QM-Systems nach der ISO 9001 sind Prozessbeschreibungen zwingend erforderliche Vorgabedokumente.

Neben der klassischen Textdarstellung kann auch ein Flussdiagramm zur Visualisierung z.B. bei der Prozessbeschreibung gewählt werden. Das Flussdiagramm (Flowchart) dient der Visualisierung und dem Verständnis von Prozessabläufen. Es stellt die Schritte dar, die Input in Output transformieren. Eingesetzt wird es hauptsächlich zur Fehleranalyse. Zudem kann mit dem Flussdiagramm ein optimaler, gewünschter Prozess gestaltet werden. Die Unterschiede zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Prozess zeigen Möglichkeiten für Verbesserungen auf. Flussdiagramme werden im Prozessmanagement allgemein sowie bei Verbesserungsprojekten erstellt. Standardflussdiagramme sind einfach zu erstellen und, da die Shapes einfach und anschaulich sind, auch leicht zu verstehen.

Häufig ist es nicht möglich, alle relevanten Informationen zu einem Prozess in einem graphischen Flussdiagramm abzubilden. Zusätzlich zum Flussdiagramm kann der Prozess dann mit Hilfe einer Prozesstabelle vollständig beschrieben werden. Weitere Darstellungsformen sind u.a. Prozesslandkarten, Wert- schöpfungskettendiagramme oder Prozesskettendiagramme.

Das QM-Handbuch nach DIN EN ISO 9001:2015 ist eine unternehmensinterne Zusammenstellung und Dokumentation des QM-Systems eines Unternehmens.

Es beschreibt zum einen die Einstellung des Managements zur Qualität im Unternehmen, aber auch die daraus resultierenden Maßnahmen.

Die äußere Form des QM-Handbuchs kann jedes Unternehmen selbst festlegen. Sinnvoll ist die Erarbeitung eines internen Standards zur Erstellung, der auch die Strukturierung und Detaillierung festlegt. Unsere Dokumente sind alle einheitlich strukturiert und vom Design identisch. Somit ist Ihr Corporate Identity im Dokumentenmanagement gewährleistet – egal welches Dokument Sie anfordern. Sie müssen lediglich Ihr Firmenlogo (als z.B. JPG-Datei) hinzufügen.

Die Arbeitsanweisung im Dokumentenmanagement sichert einen reibungslosen und gleichbleibenden Ablauf während der ausgeübten Tätigkeit. Sie regelt die Aufgabenstellung, die Arbeitsmethode, den zeitlichen und räumlichen Arbeitsvorgang, den Einsatz geeigneter Arbeitsmittel und die Bearbeitung der Arbeitsobjekte. Die Arbeitsanweisung zielt auf eine einheitliche Durchführung der Arbeitsschritte, Verringerung der Fehlerquote, Sicherung der Arbeitsqualität und Arbeitssicherheit, Kostenersparnis und eine homogene Einarbeitung neuer Mitarbeiter ab.

Fazit: Mithilfe einer Arbeitsanweisung gibt der Arbeitgeber seinen Beschäftigten detailliert und rechtsverbindlich vor, wer, was, womit und wie zu erledigen hat!

Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen (im Dokumentenmanagement ISO 9001) werden oft in einem Atemzug genannt, sind aber noch lange nicht dasselbe. Während die Arbeitsanweisung konkrete Arbeitsschritte bzw. Arbeiten detailliert beschreibt, beschreiben Verfahrensanweisungen bzw. Prozessanweisungen komplexe Verfahren und Prozesse.

Eine Checkliste im Dokumentenmanagement ist die schriftliche Aufzählung eines Ablaufes oder eine Inhaltsangabe. Sie enthält eine Auflistung mit allen, einen bestimmten Arbeitsablauf betreffenden, relevanten Punkten. Anhand der Checkliste lässt sich feststellen, welche Tätigkeiten erledigt wurden und welche noch abgearbeitet werden müssen.

Die Reihenfolge unterliegt einer definierten Logik. Checklisten können nur wenige Punkte umfassen oder auch ein mehrseitiges Dokument darstellen. Es sollte die Möglichkeit geben, einzelne Punkte abzuhaken. Checklisten können Bestandteil eines Prozesses oder einer Arbeitsanweisung sein. Sie erlauben die gleichzeitige Überprüfung und deren Dokumentation. Checklisten erhöhen die Effizienz und sollen helfen, Fehler durch Vergessen oder versehentliches oder absichtliches Weglassen von Teilaspekten zu verhindern. Sie bieten dem Anwender die Sicherheit, Tätigkeiten ohne eine externe Kontrolle selbständig vorzubereiten oder durchzuführen. Sie sind Vorgabedokumente, die einen verbindlichen Charakter haben.