Teil 1: Projekt – Das Dokumentenmanagement in einem Unternehmen.

Der Aufbau nach DIN EN ISO 9001.

Die Norm fordert je nach Komplexität der Aufbau- und Ablaufstrukturen ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS), da bei fehlender Dokumentation kein funktionierendes Managementsystem in einem Unternehmen implementiert werden kann.

Die Gründe für ein Dokumentenmanagementsystem sind:

• Reflexion des Unternehmens
• Schaffung von Referenz, Transparenz und Verbindlichkeiten
• Schaffung von Unterweisungs- und Schulungsgrundlagen
• Schaffung von Verbesserungsgrundlagen
• Wissen konservieren und transferieren
• Beweismittel bei Schuldfragen
• Erbringung von Nachweisen gegenüber interessierten Parteien
• Ein Dokumentenmanagementsystem deckt häufig Lücken und Verständnisdifferenzen innerhalb eines Unternehmens auf. Daher schafft die Einführung einer Dokumententation meist einen großen Wert für das Unternehmen.

Weiterhin unterliegt z.B. die mündliche Absprache immer einer gewissen Streuung. Wie bei dem Prinzip der „stillen Post“ werden mögliche Detailinformationen schlichtweg vergessen. Ist die Absprache jedoch dokumentiert, werden Fehlinterpretationen oder Detailinformationen lückenlos übermittelt.

Die primäre Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist, die digitale und zentrale Archivierung aller elektronischen Dokumente. Neben der revisionssicheren Archivierung werden die Dokumente zudem verwaltet. So unterstützt ein professionelles DMS mit individuellen Workflows und einer entsprechenden Rechteverwaltung, Unternehmens-Prozesse schnell und zuverlässig zu gestalten. Ein Dokumentenmanagementsystem begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments. Beginnend bei der Erstellung und Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung oder Löschung.

Der Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems für Unternehmen.

Ein Nutzen, der im Zusammenhang mit der Dokumentation am häufigsten genannt wird, ist die Transparenz. Dieser Nutzen hat natürlich Vorteile sowie auch Nachteile für Führungskräfte und Mitarbeiter. Die Nachteile sind z.B. aufgrund der Transparenz wird man angreifbar. Es gibt keine Ausreden mehr für Fehler am Arbeitsplatz. Durch eine hohe Transparenz ist jeder Mitarbeiter ersetzbar. Vorteile können jedoch die Motivation fördern. Eine hohe Transparenz schafft Klarheit in der Kommunikation und Ausführung der Tätigkeiten. Somit werden Konflikte ausgeschlossen und die Arbeiten in kürzeren Zeiträumen erledigt.

Ein Dokumentenmanagementsystem dient nebenbei als optimales Schulungsmaterial für neue Mitarbeiter oder als Unterweisungsmaterial für den Mitarbeiterstamm. Ein positiver Nebeneffekt der Schulung nach einer bestehenden Dokumentation (Beispiel einer Arbeitsanweisung) kann bestenfalls auch eine Dokumentenprüfung sein. Ergibt sich aus der Schulungsmaßnahme Differenzen zwischen der Durchführung der Tätigkeit und der Dokumentation, müssen beide entsprechend durchleuchtet und angepasst werden.

Es ist nahezu unmöglich einen Prozess systematisch zu verbessern, ohne ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem. Jede Verbesserung bedeutet eine Differenz zu etwas Bestehendem. Der Aspekt der Verbesserung spielt dabei keine Rolle. Die fortlaufende Prozessverbesserung sollte nach dem PDCA-Zyklus erfolgen. Prozessqualität wird durch Beobachtung und Nachahmung sowie der Korrektur der Nachahmung sichergestellt. Das Resultat fließt in die Dokumentation ein. Hier hilft eine detaillierte schriftliche Beschreibung in Form von z.B. Flussdiagrammen als Grundlage für die Aufdeckung von Verbesserungsmöglichkeiten. Weiterhin wird so innerbetriebliches Wissen konserviert. Wird Wissen in Prozessbeschreibungen verankert, kann von prozessorientiertem Wissensmanagement gesprochen werden. Die Methode ist nicht neu. Wissensmanagement findet sich in jeder Form der Dokumentation wie z.B. Verfahrensanweisungen oder Arbeitsanweisungen wieder.

Wie bereits erwähnt, kann eine Dokumentation Fehler von Mitarbeitern ans Tageslicht fördern. Sie kann jedoch auch dazu dienen eine Schuldfreiheit zu schaffen. Ein banales Beispiel ist die Schuldfrage bei internen Fehlern. Hier kann die Schuld z.B. von Mitarbeitern nicht aufgrund von „Nichtwissen“ auf den Vorgesetzten abgewälzt werden. Die Ausführung der Tätigkeit steht schließlich detailliert in einer Arbeitsanweisung. Umgekehrt funktioniert das natürlich genauso. Bei einer klaren Durchführung nach Vorschrift sollten eigentlich Fehler vermieden werden. Ist dies nicht der Fall, sollte der Vorgesetzte den Arbeitsplatz/die Arbeitsweise der Dokumentation angleichen.

Schlussendlich ist die Dokumentation natürlich der erfolgreiche Nachweis eines guten und gelebten Managementsystems auf allen Ebenen der Organisation. Der Nachweis besteht gegenüber den interessierten Parteien und an erster Stelle steht hier natürlich der Kunde. Zertifizierungsgesellschaften nutzen die Managementdokumentation zur Vorbereitung und Durchführung ihrer externen Audits. Für externe interessierte Parteien ist es meist schwierig sich ein Bild von der Wirksamkeit des Qualitätsmanagements eines Unternehmens zu machen. Sie sind daher auf erläuternde Dokumentation angewiesen.

Viele Unternehmen haben diesbezüglich auch eine abgespeckte Version der Dokumentation um internes Know-how nicht herauszutragen und trotzdem die Wirksamkeit ihres Qualitätsmanagementsystems extern zu kommunizieren. Wie Sie ein Dokumentenmanagement aufbauen können, erfahren Sie in unseren Blogbeiträgen.