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Qualitätsmanagement Vorlagen

Interessante Themen und Praxistipps
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Tipps zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Dokumentenmanagement
Muster Verfahrensanweisung
Durchführung einer Wareneingangsprüfung
Das Normenkapitel 8.4.2 Art und Umfang der Kontrolle von externen Bereitstellungen aus der DIN EN ISO 9001:2015.
Die Verfahrensanweisung Wareneingangsprüfung (Verifizierung von beschafften Produkten) stellt sicher, dass die eingehende Ware den Bestellanforderungen entspricht.
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Dokumentenmanagement
Muster Verfahrensanweisung
Verantwortlichkeiten und Befugnisse
Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation bekannt gemacht und verstanden werden.
Die Unternehmensleitung wird das in der Regel nicht selbst übernehmen.
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Dokumentenmanagement
Muster Verfahrensanweisung
Bewertung der Leistung
Verfahrensanweisung Datenanalyse und Bewertung der Leistung (Datenanalyse Methoden). Der Managementbericht enthält alle relevanten Daten zur Bewertung des Unternehmens.
Er dient zur Messung und Überwachung der Unternehmensleistung im Rahmen der Managementbewertung (Management-Review).
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Dokumentenmanagement
Muster Verfahrensanweisung
Produktentwicklung
Verfahrensanweisung Produktentwicklung – das Normenkapitel 8.3 Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen aus der DIN EN ISO 9001:2015.
Diese Verfahrensanweisung beschreibt die Lenkung und Planung der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen in einem Unternehmen.
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Die Rolle der Verfahrensanweisung im Dokumentenmanagement

Eine Verfahrensanweisung (abk. VA – Thema Dokumentenmanagement ISO 9001) ist ein Dokument, das durch verschiedene Normen gefordert wird. Mit einer Verfahrensanweisung wird die Umsetzung von normativen Anforderungen in einem Dokumentenmanagement eines Unternehmens festgelegt und – im Sinne einer verbindlichen Vorschrift – nachvollziehbar dokumentiert.

Die Verfahrensanweisung ist demnach eine strukturierte Prozessbeschreibung. Einige Normen und Managementsysteme fordern, dass Verfahrensanweisungen erstellt werden. Um Dokumentationspflichten zu erfüllen oder um rechtliche Anforderungen (zum Beispiel das Produkthaftungsgesetz) einzuhalten, kann es notwendig sein, dass Verfahrensanweisungen erstellt werden. Die DIN EN ISO 9001:2015 macht keine starren Vorgaben zum Dokumentenmanagement, für welche Prozesse es eine Verfahrensanweisung geben muss und was die Verfahrensanweisung beinhalten muss. Jedoch besteht die Pflicht zur Dokumentation von qualitätsrelevanten Sachverhalten.

Die Rolle der Arbeitsanweisung im Dokumentenmanagement

Die Arbeitsanweisung im Dokumentenmanagement sichert einen reibungslosen und gleichbleibenden Ablauf während der ausgeübten Tätigkeit. Sie regelt die Aufgabenstellung, die Arbeitsmethode, den zeitlichen und räumlichen Arbeitsvorgang, den Einsatz geeigneter Arbeitsmittel und die Bearbeitung der Arbeitsobjekte. Die Arbeitsanweisung zielt auf eine einheitliche Durchführung der Arbeitsschritte, Verringerung der Fehlerquote, Sicherung der Arbeitsqualität und Arbeitssicherheit, Kostenersparnis und eine homogene Einarbeitung neuer Mitarbeiter ab.

Fazit: Mithilfe einer Arbeitsanweisung gibt der Arbeitgeber seinen Beschäftigten detailliert und rechtsverbindlich vor, wer, was, womit und wie zu erledigen hat!

Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen (im Dokumentenmanagement ISO 9001) werden oft in einem Atemzug genannt, sind aber noch lange nicht dasselbe. Während die Arbeitsanweisung konkrete Arbeitsschritte bzw. Arbeiten detailliert beschreibt, beschreiben Verfahrensanweisungen bzw. Prozessanweisungen komplexe Verfahren und Prozesse.

Darstellungsformen

Neben der klassischen Textdarstellung kann auch ein Flussdiagramm zur Visualisierung bei z.B. der Arbeitsanweisungen gewählt werden. Das Flussdiagramm dient der Visualisierung und dem Verständnis von Prozessabläufen. Es stellt die Schritte dar, die Input in Output transformieren. Eingesetzt wird es hauptsächlich zur Fehleranalyse. Zudem kann mit dem Flussdiagramm ein optimaler, gewünschter Prozess gestaltet werden. Die Unterschiede zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Prozess zeigen Möglichkeiten für Verbesserungen auf. Flussdiagramme werden im Prozessmanagement allgemein sowie bei Verbesserungsprojekten erstellt.

Die Checkliste – unentbehrliches Werkzeug im Tagesgeschäft.

Eine Checkliste im Dokumentenmanagement ist die schriftliche Aufzählung eines Ablaufes oder eine Inhaltsangabe. Sie enthält eine Auflistung mit allen, einen bestimmten Arbeitsablauf betreffenden, relevanten Punkten. Anhand der Checkliste lässt sich feststellen, welche Tätigkeiten erledigt wurden und welche noch abgearbeitet werden müssen.

Die Reihenfolge unterliegt einer definierten Logik. Checklisten können nur wenige Punkte umfassen oder auch ein mehrseitiges Dokument darstellen. Es sollte die Möglichkeit geben, einzelne Punkte abzuhaken. Checklisten können Bestandteil eines Prozesses oder einer Arbeitsanweisung sein. Sie erlauben die gleichzeitige Überprüfung und deren Dokumentation. Checklisten erhöhen die Effizienz und sollen helfen, Fehler durch Vergessen oder versehentliches oder absichtliches Weglassen von Teilaspekten zu verhindern. Sie bieten dem Anwender die Sicherheit, Tätigkeiten ohne eine externe Kontrolle selbständig vorzubereiten oder durch-zuführen. Sie sind Vorgabedokumente, die einen verbindlichen Charakter haben.

Abkürzungsverzeichnis

  • BAFA = Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle
  • BesAR = Besondere Ausgleichsregelung
  • BMU = Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit
  • BMWi = Bundesministerium für Wirtschaft und Energie
  • BTV = Beste Verfügbare Techniken
  • CEN = European Committee for Standardization
  • DAU = Deutsche Akkreditierungs- und Zulassungsgesellschaft für Umweltgutachter GmbH
  • DENA = Deutsche Energie-Agentur GmbH
  • DIN = Deutsches Institut für Normung
  • EBPG = Energiebetriebene-Produkte-Gesetz
  • EC = European Commission (deutsch: Europäische Kommission)
  • EDL = Endenergieeffizienz und Energiedienstleistungen
  • EDL-G = Energiedienstleistungsgesetz
  • EED = Energy Efficiency Directive (deutsch: Energieeffizienzrichtlinie)
  • EEG = Erneuerbare-Energien-Gesetz
  • EM = Energiemanagement
  • EMAS = Eco-Management and Audit Scheme
  • EN = Europäische Norm
  • EnEG = Gesetz zur Einsparung von Energie in Gebäuden (Energieeinsparungsgesetz)
  • EnEV = Verordnung über energiesparenden Wärmeschutz und energiesparende Anlagentechnik bei Gebäuden (Energieeinsparverordnung)
  • EnergieStG = Energiesteuergesetz
  • EnMS = Energiemanagementsystem
  • EnPI = Energieleistungskennzahl
  • ERP = Enterprise Resource Planning
  • EVU = Energieversorgungsunternehmen
  • ISO = International Organization for Standardization
  • KMU = Kleine und mittelständische Unternehmen
  • KVP = Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (neu Fortlaufender Verbesserungsprozess)
  • KWK = Kraft-Wärme-Kopplung
  • MES = Manufacturing Execution System
  • NAPE = Nationaler Aktionsplan Energieeffizienz
  • NEEAP = Nationaler Energieeffizienz-Aktionsplan
  • PDCA = PLAN-DO-CHECK-ACT
  • SpaEfV = Spitzenausgleich-Effizienzsystemverordnung
  • StromStG = Stromsteuergesetz
  • UBA = Umweltbundesamt
  • VDI = Verein Deutscher Ingenieure

Unser Energiemanagement-Lexikon

Unser Energiemanagement Lexikon hilft Ihnen die wichtigsten Begriffe rund um das Thema Energiemanagement zu verstehen. Möchten Sie gerne Begriffe zu diesem Energiemanagement Lexikon beitragen? Schreiben Sie einfach eine E-Mail unter mail@qm-einfach.de mit dem Stichwort Energiemanagement Lexikon.

Aktionsplan
Der Aktionsplan ist eine Übersicht aller operativen Energieziele, die zur Erfüllung der Energiepolitik aufgenommen, geprüft und geplant werden.

Auditor
Auditoren sind fachlich qualifizierte Personen, die Audits neutral und objektiv gemäß der vorgegebenen Anforderungen durchführen. Der verantwortliche Auditor wird auch Auditleiter genannt – die Auditoren bilden meist ein sogenanntes Auditteam aus 2 Personen.

Energetische Bewertung
Die energetische Bewertung stellt eine detaillierte Energieanalyse der Verbraucherstruktur eines Unternehmens mit der Priorisierung von Prozessen und Anlagen für die weitere Maßnahmenplanung dar.

Dokumentenmanagement, ISO 9001

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