Dokumentenmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015
Dokumentenmanagement – Tipps und Muster-Downloads zur Einführung nach ISO 9001.
Muster Verfahrensanweisung
Energieplanungsprozess
Ziel ist die Planung von Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen aus dem Kapitel 6. Planung der DIN EN ISO 50001:2018.
Dazu hat unser Unternehmen die Risiken und Chancen definiert, die die Umsetzung eines erfolgreichen Energiemanagementsystems und die fortlaufende Verbesserung der Energieleistung ermöglicht.
Muster Verfahrensanweisung
Bewertung der Leistung
Verfahrensanweisung Datenanalyse und Bewertung der Leistung (Datenanalyse Methoden). Der Managementbericht enthält alle relevanten Daten zur Bewertung des Unternehmens. Er dient zur Messung und Überwachung der Unternehmensleistung im Rahmen der Managementbewertung (Management-Review).
Unsere Übersicht – Neue Vorlagen auf einem Blick
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Zu diesem Zweck haben wir eine Übersicht über neue Vorlagen auf unseren Webseiten bereitgestellt.
Sie haben die Möglichkeit, sich selbstständig zu informieren. Dokumente wie Formulare und Checklisten sind nicht aufgeführt. Wir beschränken uns in erster Linie auf Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Managementhandbüchern.
Die Rolle der Verfahrensanweisung im Dokumentenmanagement
Eine Verfahrensanweisung (abk. VA – Thema Dokumentenmanagement ISO 9001) ist ein Dokument, das durch verschiedene Normen gefordert wird. Mit einer Verfahrensanweisung wird die Umsetzung von normativen Anforderungen in einem Dokumentenmanagement eines Unternehmens festgelegt und – im Sinne einer verbindlichen Vorschrift – nachvollziehbar dokumentiert.
Die Verfahrensanweisung ist demnach eine strukturierte Prozessbeschreibung. Einige Normen und Managementsysteme fordern, dass Verfahrensanweisungen erstellt werden. Um Dokumentationspflichten zu erfüllen oder um rechtliche Anforderungen (zum Beispiel das Produkthaftungsgesetz) einzuhalten, kann es notwendig sein, dass Verfahrensanweisungen erstellt werden. Die DIN EN ISO 9001:2015 macht keine starren Vorgaben zum Dokumentenmanagement, für welche Prozesse es eine Verfahrensanweisung geben muss und was die Verfahrensanweisung beinhalten muss. Jedoch besteht die Pflicht zur Dokumentation von qualitätsrelevanten Sachverhalten.
Die Rolle der Arbeitsanweisung im Dokumentenmanagement
Die Arbeitsanweisung im Dokumentenmanagement sichert einen reibungslosen und gleichbleibenden Ablauf während der ausgeübten Tätigkeit. Sie regelt die Aufgabenstellung, die Arbeitsmethode, den zeitlichen und räumlichen Arbeitsvorgang, den Einsatz geeigneter Arbeitsmittel und die Bearbeitung der Arbeitsobjekte. Die Arbeitsanweisung zielt auf eine einheitliche Durchführung der Arbeitsschritte, Verringerung der Fehlerquote, Sicherung der Arbeitsqualität und Arbeitssicherheit, Kostenersparnis und eine homogene Einarbeitung neuer Mitarbeiter ab.
Fazit: Mithilfe einer Arbeitsanweisung gibt der Arbeitgeber seinen Beschäftigten detailliert und rechtsverbindlich vor, wer, was, womit und wie zu erledigen hat!
Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen (im Dokumentenmanagement ISO 9001) werden oft in einem Atemzug genannt, sind aber noch lange nicht dasselbe. Während die Arbeitsanweisung konkrete Arbeitsschritte bzw. Arbeiten detailliert beschreibt, beschreiben Verfahrensanweisungen bzw. Prozessanweisungen komplexe Verfahren und Prozesse.
Die Checkliste – unentbehrliches Werkzeug im Tagesgeschäft
Eine Checkliste im Dokumentenmanagement ist die schriftliche Aufzählung eines Ablaufes oder eine Inhaltsangabe. Sie enthält eine Auflistung mit allen, einen bestimmten Arbeitsablauf betreffenden, relevanten Punkten. Anhand der Checkliste lässt sich feststellen, welche Tätigkeiten erledigt wurden und welche noch abgearbeitet werden müssen.
Die Reihenfolge unterliegt einer definierten Logik. Checklisten können nur wenige Punkte umfassen oder auch ein mehrseitiges Dokument darstellen. Es sollte die Möglichkeit geben, einzelne Punkte abzuhaken. Checklisten können Bestandteil eines Prozesses oder einer Arbeitsanweisung sein. Sie erlauben die gleichzeitige Überprüfung und deren Dokumentation. Checklisten erhöhen die Effizienz und sollen helfen, Fehler durch Vergessen oder versehentliches oder absichtliches Weglassen von Teilaspekten zu verhindern. Sie bieten dem Anwender die Sicherheit, Tätigkeiten ohne eine externe Kontrolle selbständig vorzubereiten oder durch-zuführen. Sie sind Vorgabedokumente, die einen verbindlichen Charakter haben.
Darstellungsformen der Dokumente
Neben der klassischen Textdarstellung im Dokumentenmanagement kann auch ein Flussdiagramm zur Visualisierung bei z.B. der Arbeitsanweisungen gewählt werden. Das Flussdiagramm dient der Visualisierung und dem Verständnis von Prozessabläufen. Es stellt die Schritte dar, die Input in Output transformieren. Eingesetzt wird es hauptsächlich zur Fehleranalyse. Zudem kann mit dem Flussdiagramm ein optimaler, gewünschter Prozess gestaltet werden. Die Unterschiede zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Prozess zeigen Möglichkeiten für Verbesserungen auf. Flussdiagramme werden im Prozessmanagement allgemein sowie bei Verbesserungsprojekten erstellt. Standardflussdiagramme sind einfach zu erstellen und, da die Shapes einfach und anschaulich sind, auch leicht zu verstehen.
Häufig ist es nicht möglich, alle relevanten Informationen zu einem Prozess in einem graphischen Flussdiagramm abzubilden. Zusätzlich zum Flussdiagramm kann der Prozess dann mit Hilfe einer Prozesstabelle vollständig beschrieben werden. Weitere Darstellungsformen sind u.a. Prozesslandkarten, Wertschöpfungskettendiagramme oder Prozesskettendiagramme.
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