Von der Prozessorientierung zum Prozessmanagement.

Prozessmanagement umfasst die Planung, Steuerung, das Umsetzen, die Kontrolle und die Verbesserung durch geeignete Messmethoden von Prozessen.

Vorteile der Prozessorientierung

• Keine zufällig guten Ergebnisse, sondern das Ergebnis ist so gut, wie es geplant wurde
• Die wichtigen riskanten Prozesse sind bekannt und können besonders beobachtet werden
• Prozesseffektivität und Prozesseffizienz
• Zuverlässige Leistungsfähigkeit
• Transparenz
• Geringere Kosten und kürzere Arbeitszyklen
• Effizienterer Umgang mit Ressourcen
• Verbesserte, zuverlässige und vorhersehbare Ergebnisse
• Besseres Verständnis um das Zusammenspiel aller Prozesse
• Hohe Mitarbeitermotivation und transparente Verantwortlichkeiten

Grundlage für das Prozessmanagement

Als Grundlage für das Prozessmanagement dient die Prozesslandschaft und die schriftliche Ausarbeitung in Form von Prozessbeschreibungen. Durch die schriftliche Ausarbeitung bekommt das Unternehmen einen besseren Überblick über die Prozessmerkmale und die Prozessabläufe (Prozessschritte).

Damit ist gewährleistet, dass gute Produkte nicht per Zufall entstehen, sondern dass die Produkte genau so entstehen, wie sie geplant wurden. Man spricht hier von beherrschten Prozessen, also von der Erfüllung der Prozesswirksamkeit und der Prozessleistung.

Prozesswirksamkeit

Die Prozesswirksamkeit ist die Fähigkeit eines Prozesses, das geplante Ergebnis zu erreichen. Die Prozesswirksamkeit ist notwendig, um zuverlässig hervorragende Produkte oder Leistungen zu erwirtschaften und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Prozessleistung

Die Prozessleistung ist das erreichte Ergebnis im Verhältnis zu den genutzten Ressourcen = Effizienz. Die Leistungsfähigkeit eines Prozesses muss durch geeignete Kennzahlen ständig überwacht werden, damit das Unternehmen langfristig in der Lage ist, die guten Produkte zu einem angemessenen Preis herzustellen und sich wirtschaftlich am Markt behaupten zu können.

Weiterhin sollten immer die Verbesserungen von Prozesseffektivität und -effizienz im Vordergrund stehen. Ein gut funktionierendes Prozessmanagement sollte somit folgende Aufgaben beinhalten:

Festlegung der Prozesse und deren Zusammenhänge (Wechselwirkung):

• Zuweisung der Prozessverantwortlichen
• Die Prozessbeschreibung
• Das festlegen von Eingaben, Ergebnissen, Messmethoden, Kennzahlen und Zieldefinition
• Kontinuierliche Messungen, um die fortlaufende Verbesserung und Optimierung zu gewährleisten
• Unterweisung und Schulung der Prozessteilnehmer

Kontinuierliche Verbesserung im Prozessmanagement

Die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen funktioniert immer nach demselben Schema, welches der PDCA-Zyklus am besten abbildet. Die Planung „Plan“ von Prozessen durch einen Prozessverantwortlichen. Die Planung umfasst auch die Einbeziehung der Kennzahlenplanung, also der Zielsetzung.

Im zweiten Schritt wird die Planung in das „Do“ umgesetzt. Es startet ein Probelauf. Dabei wird geprüft, ob der Prozess in der geplanten Weise durchführbar ist. Im Anschluss werden die Ergebnisse bewertet „Check“, ob der Prozess zum gewünschten Erfolg führt und die geplanten Kennzahlen realisiert wurden.

War der Prozess erfolgreich, wird die Vorgehensweise in eine Routine „Act“ übertragen, indem der Prozess standardisiert wird.  Die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen erfordert auch eine regelmäßige Überprüfung der Effektivität und Effizienz. Hierbei spielen Kennzahlen eine wichtige Rolle, um den Fortschritt zu messen und weitere Optimierungen vorzunehmen.

Es ist entscheidend, dass Prozesseffektivität und -effizienz ständig im Fokus bleiben, um die Qualität der Ergebnisse kontinuierlich zu steigern. Eine effiziente Prozessgestaltung ermöglicht es, Zeit und Ressourcen effektiv zu nutzen und Verschwendung zu minimieren.

Darüber hinaus ist es ratsam, die Prozessverbesserungen systematisch und strukturiert anzugehen. Der PDCA-Zyklus (William Edwards Deming) bietet eine bewährte Methode, um kontinuierliche Verbesserungen zu planen, umzusetzen, zu überprüfen und zu standardisieren.

Durch die erfolgreiche Anwendung des PDCA-Zyklus können Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich optimieren und dadurch ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter in den Verbesserungsprozess eingebunden sind und gemeinsam an der Umsetzung arbeiten.

Die erfolgreiche Umsetzung von Prozessverbesserungen erfordert ein hohes Maß an Mitarbeiterengagement und Kommunikation. Es ist wichtig, das Team einzubeziehen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Ziele und Auswirkungen der Veränderungen verstehen.

Eine weitere wichtige Komponente der Prozessverbesserung ist die Schulung der Mitarbeiter. Durch gezielte Schulungsmaßnahmen können sie ihr Wissen und ihre Fähigkeiten erweitern, um die neuen Prozesse effektiv umzusetzen.

Neben der kontinuierlichen Überwachung und Bewertung der Prozesse ist es auch wichtig, Feedback von Kunden und anderen Stakeholdern einzuholen. Dies ermöglicht es, die Prozesse weiter anzupassen und auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden einzugehen.

Abschließend ist es wichtig, dass Prozessverbesserung ein kontinuierlicher und aktiver Prozess ist. Es gibt immer Raum für weitere Optimierungen und Anpassungen, um die Effektivität und Effizienz der Prozesse kontinuierlich zu steigern.