Was sind QM Dokumente – und wer braucht Sie?

Ein Qualitätsmanagementsystem (QM-System) nach ISO 9001 basiert nicht nur auf Prozessen, Zielen und Kennzahlen – es beruht auch auf einer soliden Dokumentation. Denn erst durch dokumentierte Informationen wird Qualität nachvollziehbar, steuerbar und auditfähig. Dokumente im Qualitätsmanagement sind deshalb weit mehr als Papier oder Dateien – sie sind die organisatorische Grundlage für systematisches Arbeiten und kontinuierliche Verbesserung.

Was zählt als Dokument im Qualitätsmanagement?

Im Sprachgebrauch unterscheidet man oft zwischen „Dokumenten“ und „Aufzeichnungen“. Die ISO 9001:2015 fasst beides unter dem Begriff „dokumentierte Information“ zusammen. Gemeint sind damit sowohl steuernde Unterlagen (z. B. Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen) als auch nachweisführende Dokumente (z. B. Prüfprotokolle, Auditberichte, Schulungsnachweise).

Dokumentierte Information kann in Papierform oder in digitaler Form (Word, Excel, Powerpoint etc.) bereitgestellt werden. Entscheidend ist nicht das Format, sondern die Zweckmäßigkeit, Aktualität und Steuerbarkeit.

Warum sind QM-Dokumente so wichtig?

QM-Dokumente helfen dabei, die Qualität in jedem Prozessschritt zu sichern. Sie legen fest, wie Produkte hergestellt, geprüft und freigegeben werden müssen, um sicherzustellen, dass die Endprodukte den Anforderungen und Erwartungen der Kunden entsprechen.

QM-Dokumente sind unerlässlich, wenn es darum geht, externe Audits oder Zertifizierungen (z. B. ISO 9001) zu bestehen. Sie bieten einen klaren Nachweis dafür, dass das Unternehmen die Qualitätsanforderungen erfüllt und kontinuierlich an der Verbesserung der Qualität arbeitet.