Prozessbeschreibung Erstellen und Aktualisieren von dokumentierten Informationen

Beschreibung

Muster Prozessbeschreibung

Titel: Prozessbeschreibung Erstellen und Aktualisieren von dokumentierten Informationen
Kapitel: 7.5 Dokumentierte Information
Interpretation: Festlegung der Kennzeichnung und des Formates der Dokumente sowie der Prüfung und Freigabe derselben.
Revision: 1

Vorlage Prozessbeschreibung Erstellen und Aktualisieren von dokumentierten Informationen

Die Lenkung dokumentierter Information bedeutet, dass die Unterlagen zu bewerten und zu genehmigen sind (sowohl vor der Herausgabe, als auch nach einer Aktualisierung), Änderungen und der aktuelle Überarbeitungsstatus sichtbar sind und die Sicherstellung, dass die jeweils gültige Fassung an den Einsatzorten verfügbar ist. Ebenso müssen die Unterlagen lesbar und erkennbar bleiben, veraltete Unterlagen dürfen nicht unbeabsichtigt verwendet werden.

Die Zielsetzungen dieser Prozessbeschreibung lauten: “ Diese Prozessbeschreibung zeigt die Vorgehensweise zur Lenkung von Dokumenten. Dokumente beinhalten Informationen, die zur Produktrealisierung und Prozessdurchführung erforderlich sind. Durch die Dokumentenlenkung wird sichergestellt, dass jedem Mitarbeiter die aktuellen und gültigen Dokumente zur Verfügung stehen. Der Änderungsdienst ist für die Neugestaltung, Aktualisierung und den Austausch alter Dokumente verantwortlich“

Im Qualitätsmanagement hat die Dokumentenlenkung (oder nach DIN EN ISO 9001:2015 die „Lenkung dokumentierter Information“) einen zentralen Stellenwert. Von der Erstellung, über die Revisionierung bis zur Archivierung müssen sämtliche Schritte und Änderungen eindeutig nachvollziehbar gekennzeichnet sein. In der Praxis wird unter Dokumentenlenkung das Erstellen, Bearbeiten, Prüfen, Freigeben und automatische Verteilen an alle Verantwortlichen und Interessenten sowie das revisionssichere Archivieren von Informationen aller Art mit Hilfe einer Software, einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), verstanden.