Dokumentation eines Energiemanagementsystems

Einführung, Umsetzungsphase und Dokumentation eines Energiemanagementsystems

In der Einführung und Umsetzungsphase eines Energiemanagementsystems werden die in der vorangegangenen Planung erstellten Aktionspläne und weitere Ergebnisse umgesetzt. Dabei werden Ressourcen für das EnMS bereitgestellt, Prozesse gesteuert und durchgeführte Aktivitäten dokumentiert. Die „Dokumentation Energiemanagementsystems“ ist nun die Hauptaufgabe in der Umsetzungsphase.

Gemäß der ISO 50001 Kapitel 7. Unterstützung muss weiterhin…

  • die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter
  • die Interne Kommunikation
  • die Anforderungen an die Dokumentierten Informationen
  • die Definition der Abläufe energierelevanter Prozesse und
  • die Kriterien zur Beschaffung energierelevanter Produkte und Dienstleistungen …festgelegt werden.

Einbeziehung der Mitarbeiter

Bei der Einführung und Umsetzung von energierelevanten Maßnahmen ist es Aufgabe des Top-Managements, die Mitarbeiter sowie Lieferanten und Dienstleister, die mit den wesentlichen Energieeinsatzbereichen und dem Betrieb des EnMS zu tun haben, verstärkt einzubeziehen. Die Festlegung der Mitarbeiter mit wesentlichem Einfluss auf die Energiebereiche des Unternehmens und mit wesentlicher Funktion im EnMS sind durch die im Vorfeld erfolgte energetische Bewertung bekannt. Diese Mitarbeiter müssen darüberhinaus in Kenntnis gesetzt werden, wie ihr Verhalten zu dem Erreichen strategischer und operativer Energieziele beitragen kann.

Als weiteren Schritt sind die Fähigkeiten der Mitarbeiter und ihr Wissen durch angemessene Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen zu stärken, so dass eine effektive Umsetzung des EnMS sichergestellt wird. Neben der Planung konkreter Weiterbildungen für bestimmte Mitarbeiter sollten interne sowie externe Schulungsprogramme aufgestellt werden. Im Planungsprozess der Schulungen sollte in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung festgelegt werden, welche genauen Anforderungen an die Kompetenzen der Mitarbeiter gestellt werden. Die Dokumentation erfolgter und geplanter Schulungen sollte in einer Kompetenzmatrix festgehalten werden.

Interne und externe Kommunikation

Die interne Kommunikation ist wichtig, um Mitarbeiter ausreichend einzubeziehen und ihren Beitrag zur Energieeinsparung wertzuschätzen. Im Rahmen der internen Kommunikation legt die ISO 50001 insbesondere Wert darauf, dass ein System eingeführt wird, das Mitarbeitern oder intern beteiligten Personen die Möglichkeit geben soll, Verbesserungsvorschläge zum EnMS abzugeben. Es steht Unternehmen frei, ob sie extern Kommuniziert und Informationen über ihr EnMS preisgeben möchte. Die Entscheidung zur externen Kommunikation ist jedoch zu dokumentieren.

Dokumentation

Die Form der Dokumentation eines Energiemanagementsystems gemäß der DIN EN ISO 50001 ist nicht vorgeschrieben. Es kann sich hierbei um eine Loseblattsammlung, um ein Internet- oder Intranetbasiertes Dokumentenmanagement oder ein Energiemanagement-Handbuch in Papierform handeln. Das Unternehmen kann weitere Dokumente, dass es für sein EnMS als relevant betrachtet in die Dokumentation im Sinne der ISO 50001 einpflegen und lenken. Dokumente müssen strukturiert gelenkt werden. Dazu gehört die Überprüfung ihrer Angemessenheit und Aktualität durch Revisionsstände zwecks Rückverfolgung, die Sicherstellung der Verfügbarkeit aktueller Dokumente, die Garantie der dauerhaften Lesbarkeit, der angemessene Umgang mit externen Dokumenten sowie die Lenkung von veralteten oder ungültigen Dokumenten. Der Umfang der dokumentierten Information kann sich aufgrund

  • Größe der Organisation
  • Art ihrer Tätigkeiten
  • Prozesse und deren Komplexität
  • Produkte oder Dienstleistungen und
  • der Kompetenz der Personen unterscheiden.

Zur Lenkung der Dokumente (dokumentierten Information) muss ein Verfahren entwickelt werden, dass die zuvor genannten Punkte umsetzen soll. Hierfür eignet sich die Erstellung einer Verfahrensanweisung zur Dokumentenlenkung. Hierzu gibt die Norm im Kapitel 7.5 Dokumentierte Information entsprechende Anmerkungen.

Empfehlenswert ist die Integration in ein bestehendes Dokumentenmanagement wie ein Qualitäts- oder Umweltmanagementsystem. Somit verringert sich auch der Pflegeaufwand enorm.

In vielen Fällen wird die innerbetriebliche Umsetzung der Dokumentation eines Energiemanagementsystems in Form eines Handbuches geschrieben. Der Aufbau ist meist nach dem Prinzip „vom Allgemeinen zum Besonderen“. Hier wird daher zumeist nur eine relativ grobe Beschreibung der energierelevanten Tätigkeiten der Organisation beschrieben. Sinn und Zweck ist es, dieses Handbuch an interessierte Parteien etc. problemlos herauszugeben ohne internes Know-how preiszugeben. Internes Know-how ist in der Anweisungsebene deshalb besser aufgehoben. Wie bereits erwähnt, ist die Dokumentationsart völlig frei wählbar.

Wählt man jedoch den klassischen Weg, kann man das EnM-System in die bestehende Dokumentation aufnehmen:

  • Verfahrensanweisungen
  • Arbeitsanweisungen
  • Checklisten
  • Formulare

Alle Dokumentationsebenen zusammen genommen ergeben das Energiemanagementhandbuch im weiteren Sinne, welches intern allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden sollte. Auch wenn auf unseren Webseiten die einzelnen Dokumente bereits mehrfach erwähnt wurden, hier nochmal kurz die Definitionen:

Definition Verfahrensanweisung

Anweisungen, die sich über mehrere Bereiche oder mehrere Arbeitsplätze eines Unternehmens erstrecken. Eine norminierte Bezeichnung für energiebezogene Anweisungen gibt es nicht. Der Begriff Verfahrensanweisungen hat sich weitgehendst etabliert.

Definition Arbeitsanweisung

Anweisungen, die entweder einen einzelnen oder gleichartige Arbeitsplätze (In manchen Unternehmen auch Tätigkeiten = Tätigkeitsbeschreibung) beschreiben.

Definition Prüfanweisung

Prüfanweisungen umfassen Anweisungen, wie im Unternehmen Prüfungen umgesetzt werden sollen. Meist handelt es sich um komprimierte Ableitungen aus DIN Vorschriften. Sie erstrecken sich nicht nur auf die Beschreibung der Prüftätigkeit, sondern auch auf die einzusetzenden Mess- und Prüfmittel.

Dokumentation eines Energiemanagementsystems bezüglich mitgelternden Unterlagen:

  • Formulare/Formblätter
  • Berichte und Protokolle
  • Externe Anweisungen (Herstelleranweisungen, Betriebsanweisungen etc.)
  • Gesetzestexte
  • Externe Forderungen etc.

Ähnlich dem Umwelt- oder Qualitätsmanagement ist auch das EnMS systematisch im PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) aufzubauen. Damit kann der Anwender seine energiebezogene Leistung kontinuierlich verbessern.

Energierelevante Beschaffung

Es müssen jegliche Veränderungen im Unternehmen, die eine Auswirkung auf den wesentlichen Energieeinsatz haben, bewertet werden. Zudem soll das Unternehmen Kriterien für den Energieeinsatz, den Energieverbrauch sowie die Energieeffizienz geplanter Produkte, Einrichtungen und Dienstleistungen einführen und verwirklichen. So soll sichergestellt werden, dass Investitionen in neue oder zu verändernde Anlagen nicht nur kostengünstig, sondern insbesondere energieeffizient sind. Zertifizierte Lieferanten sollten bei der Lieferantenauswahl bevorzugt werden.