Verantwortlichkeiten und Befugnisse

Verfahrensanweisung Verantwortlichkeiten und Befugnisse

Die Verfahrensanweisung Verantwortlichkeiten und Befugnisse (Verantwortung und Befugnisse) beschreibt, wie die Aufgaben und Kompetenzen in einem Unternehmen gegliedert sind. Jedem Mitarbeiter und jeder Führungskraft sind Aufgaben und Kompetenzen zugeteilt.

Kleiner Textauszug aus der Verfahrensanweisung

Diese Aufgaben und Kompetenzen hat er ein- bzw. umzusetzen. Instrumente für die Dokumentation von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse können z.B. ein Organigramm oder eine Stellenbeschreibung sein. Die Festlegung und Bekanntgabe von Verantwortung und Befugnisse der obersten Leitung, sowie der Führungskräfte hinsichtlich der Beschreibung und Zuordnung von Aufgaben, wird durch diese Verfahrensanweisung geregelt. Somit wird eine effektive Umsetzung und Überwachung der Prozesse im Qualitätsmanagementsystem realisiert.

Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation bekannt gemacht und verstanden werden. Die Unternehmensleitung wird das in der Regel nicht selbst übernehmen (auch nicht in der neuen DIN EN ISO 9001:2015). Die oberste Leitung wird hierzu einen Beauftragten der obersten Leitung benennen. Änderungen in der bestehenden Organisaton sind also nicht zwangsläufig notwendig. Nach dem aktuellen Stand der Dinge kann alles beim Alten bleiben. Die Leitung muss sich um die genannten QM-Aufgaben kümmern und trägt Verantwortung für das QM-System. Sie kann die Aufgaben nach wie vor einem Leitungsmitglied (QMB) übertragen. Sie könnte die Aufgaben aber auch gemeinschaftlich als Leitungsteam wahrnehmen.

Was sagt die Norm?

5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation
Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation bekannt gemacht und verstanden werden. Die oberste Leitung muss die Verantwortlichkeit und Befugnis zuweisen für:

a) das Sicherstellen, dass das Qualitätsmanagementsystem die Anforderungen dieser Internationalen Norm erfüllt,
b) das Sicherstellen, dass die Prozesse die beabsichtigten Ergebnissen liefern,
c) das Berichten über die Leistung des Qualitätsmanagementsystems, über Verbesserungsmöglichkeiten und über die Notwendigkeit von Änderungen oder Innovation, und insbesondere über das Berichten an die oberste Leitung,
d) das Sicherstellen der Förderung der Kundenorientierung innerhalb der gesamten Organisation,
e) das Sicherstellen, dass die Integrität des Qualitätsmanagementsystems aufrechterhalten bleibt, wenn Änderungen am Qualitätsmanagementsystem geplant und umgesetzt werden.

Definition Verantwortung und Befugnisse

Unter „Befugnis“ sind ausdrücklich zugeteilte Rechte gemeint. Der Begriff wird auch synonym mit „Kompetenz“ verwendet. Befugnisse können erteilt sein als Entscheidungsbefugnis (Recht, bestimmte Entscheidungen zu treffen), Weisungsbefugnis (Recht, Personen Weisungen zu erteilen), Verpflichtungsbefugnis (Prokura, Handlungsvollmacht), Verfügungsbefugnis (über Sachen und Werte), Informationsbefugnis (Recht auf den Bezug von Informationen).

Unser komplettes Portfolio an Verfahrensanweisungen zur DIN EN ISO 9001:2015 finden Sie hier