Dokumentenmanagementsystem, Verfahrensanweisung

Unsere Muster Verfahrensanweisungen in unserem Vorlagenshop

Unsere fertigen Muster Verfahrensanweisungen (VA) sind Dokumente, die im Rahmen des Qualitätsmanagements (Dokumentierte Information) erstellt werden, um Abläufe zu beschreiben und zu dokumentieren. Mit einer Verfahrensanweisung (Standard Operating Procedure) legen Sie fest, wie ein Prozess oder Ablauf in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden soll. Sie ist somit eine strukturierte Prozessbeschreibung in Textform. Einige Normen und Managementsysteme fordern, dass Verfahrensanweisungen erstellt werden müssen. Um Dokumentationspflichten zu erfüllen oder um rechtliche Anforderungen einzuhalten, kann es hilfreich oder sogar notwendig sein, dass Verfahrensanweisungen erstellt werden. Die ISO 9001:2015 macht keine starren Vorgaben dazu, für welche Prozesse es eine Verfahrensanweisung oder eine Prozessbeschreibung geben muss und was diese Dokumente beinhalten müssen. Es besteht jedoch die Pflicht zur Dokumentation von qualitätsrelevanten Sachverhalten. Hierzu haben wir Ihnen bereits eine große Auswahl an fertigen Muster Verfahrensanweisungen zur Umsetzung der DIN EN ISO 9001:2015 und der DIN EN ISO 50001:2018 in unserem Vorlagenshop (Download im aktuellen Microsoft Word Format) bereitgestellt.

Die äußere Form der Verfahrensanweisung kann jedes Unternehmen selbst festlegen. Sinnvoll ist die Erarbeitung eines internen Standards zur Erstellung von Verfahrensanweisungen, der auch die Strukturierung und Detaillierung festlegt. Unsere Dokumente sind alle einheitlich strukturiert und vom Design identisch. Somit ist Ihr Corporate Identity im Dokumentenmanagement gewährleistet.

Kontinuierliche Verbesserung von Verfahrensanweisungen

Auch Verfahrensanweisungen müssen regelmäßig im Hinblick auf ihre Eignung, Praktikabilität und Wirksamkeit überprüft und verbessert werden. Dazu dienen auch die für das jeweilige Verfahren zu erarbeitenden Prozesskennzahlen.

Prozessbeschreibung oder doch Verfahrensanweisung?

Eine Prozessbeschreibung beschreibt die Aktivitäten, die zur Umwandlung einer Eingabe (Input) in ein Ergebnis (Output) notwendig sind. Im Gegensatz dazu stellt eine Verfahrensanweisung dar, wie eine für das Managen einer betrieblichen Funktion (z. B. Durchführung von Kundenzufriedenheitsanalysen) als qualitäts- oder sicherheitsrelevant erachtete Tätigkeit, Maßnahme etc. konkret und nachweisbar auszuführen ist. Damit wird deutlich: Verfahrensanweisungen haben einen handlungsanleitenden und einen verpflichtenden Charakter. Ihre Akzeptanz ist bei den Beschäftigten dann höher, wenn das Management ihnen die Notwendigkeit aufgezeigt hat, die Inhalte der Verfahrensanweisung nachvollziehbar sind sowie Möglichkeiten zur Mitwirkung bei der Erstellung bestehen.

Verfahrensanweisungen zielen also darauf ab,

  • die Verfahrensweise eindeutig zu regeln, einschließlich der Verantwortlichkeiten, Befugnisse, Vorgehensweisen, verfügbaren Ressourcen etc.
  • die Erfüllung der Kundenanforderungen sicherzustellen
  • die wiederholte Durchführung von Tätigkeiten nachhaltig zu stabilisieren und beherrschbar zu machen
  • eine wirksame und gleichmäßige Vorgehensweise zu gewährleisten
  • die Einarbeitung in neue Arbeitsfelder und die schnelle Einweisung neuer Mitarbeiter zu erleichtern
  • eine Basis für die Bestimmung von Verbesserungsmöglichkeiten zu schaffen

Wie sind unsere Verfahrensanweisungen aufgebaut?

  • Gleiches Design – jedoch nach Dokumentenart farblich unterschiedlich
  • Kopfzeile (Nummer, Revision, Datum)
  • Dokumentenart (zum Beispiel Qualitätsmanagement-Verfahrensanweisung oder Energiemanagement-Verfahrensanweisung)
  • Titel der Verfahrensanweisung
  • Änderungsverzeichnis (Tabelle – Hier müssen die Änderungen der Verfahrensanweisungen dokumentiert und mit Datum und Namen sowie der Revisionsnummer versehen werden. Es muss klar ersichtlich sein, welche Punkte geändert wurden)
  • Grundlage (Bezug zur Managementnorm und Kapitel)
  • 1. Ziel und Zweck (Die zu erreichenden Ziele sind so zu formulieren, dass sie den Blick auf das Wesentliche lenken)
  • 2. Anwendungsbereich (Der Anwendungsbereich definiert die Abteilung, Personen und Stellen, die von der Verfahrensanweisung betroffen sind)
  • 3. Begriffe
  • 3.1 Organisationsbezogene Begriffe
  • 3.2 Managementbezogene Begriffe
  • 3.3 Anforderungsbezogene Begriffe
  • 3.4 Leistungsbezogene Begriffe
  • 4. Zuständigkeiten
  • 5. Beschreibung der Abläufe*
  • 6. Vertraulichkeitsklausel
  • 7. Größen zur Messung der Prozessleistung
  • 8. Mitgeltende Unterlagen (Tabelle)
  • 9. Abkürzungsverzeichnis (Tabelle – In diesem Abschnitt werden die Definitionen zum Verständnis der Verfahrensanweisung erklärt)
  • Fußzeile Inkraftsetzung (Prozessverantwortung, Dokumentenverantwortung, Freigabe und Seitenanzahl)

*Je nach Inhalt kann sich der Punkt 5. Beschreibung der Abläufe in mehrere Unterpunkte bzw. in weitere Abschnitte gliedern.