Durchführung eines internen Audits

Wenden Sie diese Empfehlungen bei der Durchführung “ interne Audits ISO 9001 “ an, und Sie werden vom Erfolg überrascht sein.

  • Achten Sie auf Ihr Erscheinungsbild,
  • Informieren Sie sich vorab über die kulturellen Gegebenheiten im Land, wo Sie Ihr internes Audit ISO 9001 durchführen möchten,
  • Wählen Sie eine konstruktive und wertschätzende Ausdrucksweise,
  • Hören Sie Ihrem Auditpartner aufmerksam zu, und Sie werden überrascht sein, was sich aus diesem Gespräch entwickelt,
  • Strahlen Sie Motivation und Freude aus, das wirkt ansteckend auf Ihre Gesprächspartner,
  • Verlassen Sie auch einmal die Punkte in Ihrer Checkliste. Sprechen Sie frei,
  • Stellen Sie ihr Auditteam so zusammen, dass relevante Kompetenzen im Team vorhanden sind,
  • Übertragen Sie Verantwortung mit klarer Rollenverteilung auf die einzelnen Teammitglieder. Die Motivation der einzelnen Teammitglieder wird steigen,
  • Weiterbildung ist das A und O. Bilden Sie sich weiter, um methodisch und fachlich auf dem aktuellen Stand zu sein,
  • Achten Sie bei Schulungen auf einen direkten Praxisbezug. Nur so kann das Erlernte effektiv umgesetzt werden,

Durch das Zusammenspiel von verbaler und nonverbaler Kommunikation ist Ihre Aussenwirkung kompetenter. Hier ist der wesentliche Faktor die Körpersprache. Auch paraverbale Signale wie Stimme, Tonfall, Lautstärke und Satzpausen zeugen von Kompetenz und Souveränität.

Als Auditor sollte man die auditierte Person respektieren und möglichst „auf Augenhöhe“ mit ihr reden, egal welche Position die Person im Unternehmen innehat. Ihr internes Audit ISO 9001 darf nicht wie eine Kontrolle ablaufen. Beratung ist gut. Allerdings kennen Auditoren nicht immer alle Details und Hintergründe, warum manche Dinge so sind, wie sie sind. Deshalb sollte man nicht als Besserwisser auftreten, sondern Verbesserungspotenziale als Vorschläge beschreiben. Besserwisserei führt zu Akzeptanzverlust.

Vermeiden Sie die Abarbeitung Ihrer Audit-Checkliste nach Schema X. Mit Offenheit und fair formulierten Audit-Fragen für Ihr internes Audit ISO 9001 erreichen Sie für beide Seiten einen angenehmen Gesprächsverlauf. Vermeiden Sie, Ihren Auditpartner zu unterbrechen und ins Wort zu fallen. Hören Sie aktiv zu und versuchen Sie zu motivieren und zu führen.

Ganz wichtig: Fazit bei jeder auditierten Person ziehen.

Am Ende jedes Audittermins sollte man im Beisein der auditierten Person die gemachten Feststellungen noch einmal aufzeigen, um Missverständnisse auszuräumen. Wenn dies nicht gelingt, sollte man die weitere Vorgehensweise abstimmen, zum Beispiel folgendermaßen: „Ich nehme die Feststellung in den Bericht auf. Bitte prüfen Sie diese im Nachgang. Wenn sich die Feststellung als unbegründet herausstellt, melden Sie bitte dies mit entsprechenden Nachweisen zurück“.

Sollten Sie im Aufbau Ihres Audit-Teams sein und noch keine entsprechende Dokumentation für Ihr internes Audit ISO 9001 (Verfahrensanweisung, Prozessbeschreibung etc.) haben, finden Sie diese hier:

Weiterhin führen wir unterstützende Dokumentationen wie Auditpläne, Auditprogramme und fertige Audit-Checklisten mit Detailfragen. Sofort Einsatzbereit.

Die Vorbereitung auf ein internes Audit könnte z.B. sein:

  1. Prüfung Auditjahresplan
  2. Datum mit den zu auditierten Bereichen abstimmen
  3. Verteilung Auditprogramm
  4. Aktuelle Dokumentation überprüfen
  5. Gibt es Festlegungen gemäß ISO 9001:2008 hinsichtlich der Dokumentation?
  6. Status Gesetzte bzw. behördliche Anordnungen?
  7. Auditziele betrachten
  8. Vorangegangene Auditberichte hinzuziehen
  9. Eventuell vorangegangene Korrekturmaßnahmen hinzuziehen
  10. Auditteam zusammenstellen
  11. Fragenkatalog erarbeiten
  12. Checkliste für Systemaudit erstellen
  13. Formularmappe erstellen (Auditbericht, Korrekturmaßnahme, Checkliste..)
  14. Einführungsgespräch vorbereiten