Frank Zalewski Keine Kommentare

Verfahrensanweisung Dokumentierte Information

Verfahrensanweisung Dokumentierte Information

Das Normenkapitel 7.5 Dokumentierte Information aus der DIN EN ISO 9001:2015. Die Verfahrensanweisung Dokumentierte Information beschreibt die Erstellung, Genehmigung, Verteilung und Ablage von dokumentierten Informationen.

Dokumentierte Information wurde als neuer Oberbegriff der bisher bekannten „dokumentierten Verfahren“ und „Aufzeichnungen“ eingeführt. Die Anforderung nach einem Qualitätsmanagementhandbuch ist entfallen. Die Anforderungen an die Dokumentation waren bisher in Abschnitt 4.2.1 zu finden. Nun wurden die Bezeichnungen „Dokumente“ und „Aufzeichnungen“ unter dem Begriff „dokumentierte Information“ zusammengefasst. Wiedererkennen kann man den alten Begriff „Aufzeichnungen“ nun unter „Aufbewahrung dokumentierter Information“.

An den Stellen der Norm, an denen auf „Informationen“ ohne das Wort „dokumentiert“ verwiesen wird, kann die Organisation selbst entscheiden, ob sie diesen Sachverhalt dokumentieren will oder nicht. Neu ist, dass weder ein Qualitätsmanagementhandbuch noch dokumentierte Verfahren (in der Vergangenheit sechs Stück) mehr gefordert werden. Auch wenn an manchen Stellen der DIN EN ISO 9001:2015 dokumentierte Informationen gefordert werden, ist die Menge an Dokumentation von der Größe, Komplexität, Kompetenz des Personals etc. abhängig. Wesentlich ist außerdem, dass die Organisation erkennt, wie mit dokumentierten Informationen umgegangen wird. Kriterien im Hinblick auf Zugriff, Schutz, Speicherbarkeit, Wiederauffindbarkeit, eindeutige Benennung, Revisionsstände etc.

Download Verfahrensanweisung Managementbewertung

Weitere interessante Dokumente zur Ergänzung dieser Verfahrensanweisung Dokumentierte Information:

Was sagt die Norm?

7.5 Dokumentierte Information

7.5.1 Allgemeines
Das Qualitätsmanagementsystem der Organisation muss beinhalten:

a) die von der ISO 9001 2015 geforderte dokumentierte Information
b) dokumentierte Information, welche die Organisation als notwendig für die Wirksamkeit des Managementsystems bestimmt hat.

ANMERKUNG: Der Umfang dokumentierter Information für ein Qualitätsmanagementsystem kann sich von Organisation zu Organisation unterscheiden, und zwar aufgrund

a) der Größe der Organisation und der Art ihrer Tätigkeiten, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen
b) der Komplexität ihrer Prozesse und deren Wechselwirkungen
c) der Kompetenz der Personen

7.5.2 Erstellen und Aktualisieren
Beim Erstellen und Aktualisieren dokumentierter Information muss die Organisation

a) angemessene Kennzeichnung und Beschreibung (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer) sicherstellen
b) angemessenes Format (z. B. Sprache, Softwareversion, Graphiken) und Medium (z. B. Papier,elektronisch) sicherstellen
c) angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit sicherstellen

7.5.3 Lenkung dokumentierter Information

7.5.3.1 Die für das Qualitätsmanagementsystem erforderliche und von dieser Internationalen Norm geforderte dokumentierte Information muss gelenkt werden, um sicherzustellen, dass sie

a) verfügbar und für die Verwendung geeignet ist, wo und wann sie benötigt wird,
b) angemessen geschützt wird (z. B. vor Verlust der Vertraulichkeit, unsachgemäßem Gebrauch oder Verlust der Integrität).

7.5.3.2 Zur Lenkung dokumentierter Informationen muss die Organisation, falls zutreffend, folgende Tätigkeiten berücksichtigen:

a) Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung
b) Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließlich Erhaltung der Lesbarkeit
c) Überwachung von Änderungen (z. B. Versionskontrolle)
d) Aufbewahrung und Verfügung über den weiteren Verbleib

Dokumentierte Information externer Herkunft, die von der Organisation als notwendig für Planung und Betrieb des Qualitätsmanagementsystems bestimmt wurde, muss angemessen gekennzeichnet und gelenkt werden.

ANMERKUNG: Zugriff kann eine Entscheidung voraussetzen, mit der die Erlaubnis erteilt wird, dokumentierte Information lediglich zu lesen, oder die Erlaubnis und Befugnis zum Lesen und Ändern dokumentierter Information usw..

Frank Zalewski Keine Kommentare

Verfahrensanweisung Managementbewertung

Verfahrensanweisung Managementbewertung

Managementbewertung – das Normenkapitel 9.3 aus der DIN EN ISO 9001:2015. Diese Verfahrensanweisung beschreibt die Überwachung und die Methoden zur Überwachung eines QM-Systems um die Fähigkeit und ständige Verbesserung aufzuzeigen und bei Defizite Gegenmaßnahmen einleiten zu können.

Die Durchführung von QM-Bewertungen dient der periodischen Überwachung des Stands und des Fortschritts des QM-Systems sowie der Festlegung von Zielen und Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Systems. Die Managementbewertung, auch „Management-Review“ genannt, stellt den Rückblick der obersten Leitung auf das zurückliegende Geschäftsjahr dar. Als Bewertungsgrundlage werden Ergebnisse von Audits, Rückmeldungen von Kunden, die Prozessleistung und Empfehlungen für Verbesserungen herangezogen. Das Management-Review wird jährlich erstellt und ist ein K.O.-Kriterium für die Zertifizierungs-fähigkeit eines Unternehmens.

Download Verfahrensanweisung Managementbewertung

Welche Tipps gibt es im Umgang mit der Durchführung einer Managementbewertung?

  1. Führen Sie die Managementbewertung häufiger durch: Wenn Sie einen Standard für Ihre Managementbewertung entwickelt haben, bietet es sich an, diese zum Beispiel vierteljährlich durchzuführen.
  2. Integrieren Sie die Managementbewertung in bestehende Geschäftsführungs- oder Abteilungsleitermeetings: Nutzen Sie solche Termine, um regelmäßig die Anforderungen aus Kapitel 9.3 und den Stand Ihres QM-Systems zu besprechen.
  3. Nutzen Sie die Managementbewertung als Basis Ihrer Strategieentwicklung: Setzen Sie die für die Managementbewertung gewonnenen Daten dazu ein, Auskünfte über den Grad der Zielerreichung zu geben. Auf diese Weise identifizieren Sie Verbesserungspotenziale, welche als Maßnahmen in den KV-Prozess mit einfließen und anhand derer Sie strategische Entscheidungen ableiten können.
  4. Lassen Sie die Bewertung nicht durch QM-Verantwortliche „vorwegnehmen“: Zwar sollten die erforderlichen Daten für die Managementbewertung gut vorbereitet werden, als oberste Leitung müssen Sie sich im Review aber selbst Gedanken dazu machen, eine Bewertung vornehmen und Maßnahmen ableiten.
  5. Berücksichtigen Sie die neuen Normanforderungen aus Kapitel 9.3: Forderungen sind hinzugekommen, wie beispielsweise die Rückmeldungen interessierter Parteien und die Angemessenheit von Ressourcen.

Weitere interessante Dokumente zur Ergänzung dieser Verfahrensanweisung Managementbewertung:

Frank Zalewski Keine Kommentare

Verfahrensanweisung Gewährleistung der Produktqualität

Verfahrensanweisung Gewährleistung der Produktqualität

Diese Verfahrensanweisung beschreibt die Gewährleistung der Produktqualität in den Bereichen Lagerung und Versand. Nur optimaler Schutz im Sinne von Handhabung, Verpackung, Lagerung und Versand und die optimale Kennzeichnung aller Produkte, Rohstoffe und Hilfsstoffe kann diese Gewährleistung sicherstellen.

Durch diese Verfahrensanweisung wird sichergestellt, dass die Konformität der hergestellten Produkte während des internen Transportes sowie der Auslieferung zum vorgesehenen Bestimmungsort nicht negativ beeinträchtigt wird und gilt für alle internen und externen Lager- und Versandtätigkeiten eines Unternehmens.

Download Verfahrensanweisung Gewährleistung der Produktqualität

Weitere interessante Dokumente zur Ergänzung dieser Verfahrensanweisung:

Definition Produktqualität
Übereinstimmung von Leistungen mit Ansprüchen. Ansprüche stellen Kunden, Verwender (Konsument/Produzent), Händler und Hersteller. Entscheidend ist, was die Anspruchsteller vor dem Hintergrund ihrer Anforderungen wahrnehmen und für wichtig halten. Während die rational bedingte Sachqualität mit naturwissenschaftlich-technischen Methoden messbar ist, bereitet die reproduzierbare Messung der Anmutungsqualität Probleme.

Frank Zalewski Keine Kommentare

Verfahrensanweisung Bereitstellung von Ressourcen

Verfahrensanweisung Bereitstellung von Ressourcen

Verfahrensanweisung Bereitstellung von Ressourcen. Eine reibungslose Produktion erfordert eine gewissenhafte Planung von Mensch, Material und Maschinen. Nur so ist gewährleistet, dass Maschinenstillstände aufgrund von Ressourcen-Knappheit vermieden werden.
Um eine hohe, weltweite Lieferfähigkeit und eine marktgerechte Liefertreue sicherstellen zu können, planen wir sorgfältig unser Produktionsprogramm und unsere Ressourcen, prüfen sorgfältig alle zugesagten Termine und überwachen systematisch den termingerechten Fortschritt aller kundenrelevanten Produktionsaufträge.

Das Kapitel 7.1 Ressourcen beinhaltet folgende Unterpunkte:

7.1 Ressourcen
7.1.1 Allgemeines
7.1.2 Personen
7.1.3 Infrastruktur
7.1.4 Umgebung zur Durchführung von Prozessen
7.1.5 Ressourcen zur Überwachung und Messung
7.1.6 Wissen der Organisation

Download Verfahrensanweisung Bereitstellung von Ressourcen

Weitere interessante Dokumente zur Ergänzung dieser Verfahrensanweisung:

Definition Ressource:
Eine Ressource kann ein materielles oder immaterielles Gut sein. Meist werden darunter Betriebsmittel, Geldmittel, Boden, Rohstoffe, Energie oder Personen und (Arbeits-)Zeit verstanden, in der Psychologie auch Fähigkeiten, Charaktereigenschaften oder eine geistige Haltung, in der Soziologie auch Bildung, Gesundheit und Prestige. In Volkswirtschaftslehre, Betriebswirtschaftslehre und Technik wird die Zuteilung von Ressourcen als Ressourcenallokation bezeichnet.

Frank Zalewski Keine Kommentare

Verfahrensanweisung Produktabnahmeverfahren

Verfahrensanweisung Produktabnahmeverfahren

Produktabnahmeverfahren – Diese Verfahrensanweisung beschreibt die Schnittstelle Produktabnahme nach der Neuentwicklung eines Produkts. Bis zur Serienfertigung bedarf es wichtige Schritte insbesondere die Einbindung von Kunden in Bezug auf die Produktanforderungen und Produktfreigaben.

Änderungen am Prozess, Produkt, beschafften Materialien / Teilen usw. können Veränderungen in der Qualität bewirken und damit zu Problemen in der Weiterverarbeitung führen. Durch das Produktabnahmeverfahren soll der Nachweis erbracht werden, dass Produkte in der geforderten Qualität und Stückzahl gefertigt werden können.

Download Verfahrensanweisung Produktabnahmeverfahren

Weitere interessante Dokumente zur Ergänzung dieser Verfahrensanweisung:

Mögliche Werkzeuge:

1. Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse
Die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) ist eine Methode zur Analyse von Fehlerrisiken. Sie dient der systematischen Risikoanalyse bei komplexen Systemen oder Prozessen. Ziel der Anwendung ist das Erkennen, Nachvollziehen, Eingrenzen und Abstellen von potentiellen Schwachstellen und Risiken und somit die Vermeidung von Fehlern.

Frank Zalewski Keine Kommentare

Verfahrensanweisung Kundenzufriedenheit

Verfahrensanweisung Kundenzufriedenheit

Kundenzufriedenheit – das Normenkapitel 9.1.2 aus der DIN EN ISO 9001:2015. Diese Verfahrensanweisung beschreibt die Erfassung von Bedürfnissen, Erwartungen und Rückmeldungen von Kunden zur Weiterentwicklung und Optimierung von Produkten und Dienstleistungen sowie Prozessverbesserungen.

Produkte sowie Dienstleistungen und Geschäftsprozesse sollen die Anforderungen von Kunden vollständig erfüllen.

Deshalb müssen die Bedürfnisse erfasst, Erwartungen und Rückmeldungen aller Kunden möglichst genau analysiert und die daraus gewonnenen Erfahrungen für die Weiterentwicklung eines Unternehmens genutzt werden. Das Ziel „ Wir wollen der bevorzugte Lieferant/Dienstleister für unsere Kunden sein“ kann man nur durch eine regelmäßige, detaillierte Analyse der Kundenbewertung ansteuern. Deshalb sollten für alle „Schlüsselkunden“ eine Bewertung der Leistungen eines Unternehmens aus Kundensicht möglichst in Relation zum Wettbewerb durchgeführt werden.

Der Maßstab „Kundenzufriedenheit“ umfasst die Analyse kundennaher Kennzahlen und die Erfassung der subjektiven Meinung unserer Kunden. Die Gespräche unserer Kunden zur „Lieferantenbewertung“ geben uns, außer dem wertvollen Feedback, die Möglichkeit diesen Maßstab zu justieren.

Download Verfahrensanweisung Kundenzufriedenheit

Weitere interessante Dokumente zur Ergänzung dieser Verfahrensanweisung:

Frank Zalewski Keine Kommentare

Verfahrensanweisung Kundenorientierung

Verfahrensanweisung Kundenorientierung

Kundenorientierung – das Normenkapitel 5.1.2 aus der DIN EN ISO 9001:2015. Verfahrensanweisung beschreibt den Umgang mit Kunden und ihren Bedürfnissen zur Realisierung Ihrer Wünsche. Nur durch die Zufriedenstellung der Kunden kann die Zukunft eines Unternehmens aufrechterhalten werden. Sie setzt voraus, dass man die Erwartungen des Kunden kennt.

Eine zielgerichtete Kommunikation ermöglicht es herauszufinden, was genau der Kunde erwartet.

Die Auseinandersetzung mit jedem einzelnen Kunden ist Grundvoraussetzung, um seinen Bedürfnissen entsprechend handeln zu können. Ein weiterer wichtiger Bestandteil einer derart orientierten Qualitätspolitik sind nicht nur direkt durch den Kunden benannte Anforderungen an die zu liefernden Produkte und Dienstleistungen, sondern auch weitere, sich ergebende oder notwendige Anforderungen mit zu berücksichtigen. Dieses können z.B. qualitative, konstruktive oder sicherheitsrelevante Anforderungen sein oder solche, welche sich durch vorhandene Richtlinien, behördliche oder gesetzliche Vorgaben begründen.

Download Verfahrensanweisung Kundenorientierung

Weitere interessante Dokumente zur Ergänzung dieser Verfahrensanweisung:

Frank Zalewski Keine Kommentare

Verfahrensanweisung Wareneingangsprüfung

Verfahrensanweisung Wareneingangsprüfung

Das Normenkapitel 8.4.2 Art und Umfang der Kontrolle von externen Bereitstellungen aus der DIN EN ISO 9001:2015. Die Verfahrensanweisung Wareneingangsprüfung (Verifizierung von beschafften Produkten) stellt sicher, dass die eingehende Ware den Bestellanforderungen entspricht. Zur Prüfung werden Spezifikationen, Zeichnungen oder Kundenforderungen an die Produkte hinzugezogen.

Der Wareneingang ist als Teil des Materialwirtschaftsprozesses die Annahme angelieferter Waren, die notwendige Prüfung der Ware, die Dokumentation, die Weitergabe der Güter sowie die Weiterleitung der Eingangsdaten (Informationsfluss, Datenübertragung). Die vom Lieferant angelieferte Ware wird beim Identifikationspunkt kontrolliert, also auf Mängel in Menge, Richtigkeit, Qualität und weiteres geprüft und gegebenenfalls für eine Regulierung des Schadens oder für eine Rücksendung gesorgt.

Download Verfahrensanweisung Wareneingangsprüfung

Das Kapitel 8.4 Kontrolle von extern bereitgestellten Produkten und Dienstleistungen beinhaltet folgende Unterpunkte:

8.4.1 Allgemeines
8.4.2 Art und Umfang der Kontrolle von externen Bereitstellungen
8.4.3 Informationen für externe Anbieter

Weitere interessante Dokumente zur Ergänzung dieser Verfahrensanweisung:

Frank Zalewski Keine Kommentare

Verfahrensanweisung Verantwortlichkeiten und Befugnisse

Verfahrensanweisung Verantwortlichkeiten und Befugnisse

Die Verfahrensanweisung Verantwortlichkeiten und Befugnisse beschreibt, wie die Aufgaben und Kompetenzen in einem Unternehmen gegliedert sind. Jedem Mitarbeiter und jeder Führungskraft sind Aufgaben und Kompetenzen zugeteilt. Diese Aufgaben und Kompetenzen hat er ein- bzw. umzusetzen.

Instrumente für die Dokumentation von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse können z.B. ein Organigramm oder eine Stellenbeschreibung sein.

Die Festlegung und Bekanntgabe von Verantwortung und Befugnisse der obersten Leitung, sowie der Führungskräfte hinsichtlich der Beschreibung und Zuordnung von Aufgaben, wird durch diese Verfahrensanweisung geregelt. Somit wird eine effektive Umsetzung und Überwachung der Prozesse im Qualitätsmanagementsystem realisiert.

Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation bekannt gemacht und verstanden werden. Die Unternehmensleitung wird das in der Regel nicht selbst übernehmen (auch nicht in der neuen DIN EN ISO 9001:2015). Die oberste Leitung wird hierzu einen Beauftragten der obersten Leitung benennen. Änderungen in der bestehenden Organisaton sind also nicht zwangsläufig notwendig.

Nach dem aktuellen Stand der Dinge kann alles beim Alten bleiben. Die Leitung muss sich um die genannten QM-Aufgaben kümmern und trägt Verantwortung für das QM-System. Sie kann die Aufgaben nach wie vor einem Leitungsmitglied (QMB) übertragen. Sie könnte die Aufgaben aber auch gemeinschaftlich als Leitungsteam wahrnehmen.

Download Verfahrensanweisung Verantwortlichkeiten und Befugnisse

Definition Verantwortung

Unter dem Begriff „Verantwortung“ soll verstanden werden: „das persönliche Einstehen für die Folgen von Handlungen und Entscheidungen, soweit diese beeinflusst werden konnten“. Derartige Verantwortungen können z.B. sein: Ergebnisverantwortung, Personalverantwortung, Budgetverantwortung, Sachmittelverantwortung, Terminverantwortung.

Definition Befugnisse

Unter „Befugnis“ sind ausdrücklich zugeteilte Rechte gemeint. Der Begriff wird auch synonym mit „Kompetenz“ verwendet. Befugnisse können erteilt sein als Entscheidungsbefugnis (Recht, bestimmte Entscheidungen zu treffen), Weisungsbefugnis (Recht, Personen Weisungen zu erteilen), Verpflichtungsbefugnis (Prokura, Handlungsvollmacht), Verfügungsbefugnis (über Sachen und Werte), Informationsbefugnis (Recht auf den Bezug von Informationen).

Weitere interessante Dokumente zur Ergänzung dieser Verfahrensanweisung:

Frank Zalewski Keine Kommentare

Verfahrensanweisung Reklamationsmanagement

Verfahrensanweisung Reklamationsmanagement

Reklamations- und Beschwerdemanagement – das Normenkapitel 8.2.1 Kommunikation mit den Kunden, 9.1.2 Kundenzufriedenheit aus der DIN EN ISO 9001:2015. Die Verfahrensanweisung Reklamationsmanagement beschreibt die Erfassung einer Kundenbeschwerde, die Bearbeitung, die Auswertung und das Controlling.

Beschwerden können im weitesten Sinne als Artikulation von Unzufriedenheit gegenüber einem Unternehmen aufgefasst werden. Zweck von Beschwerden ist es, auf ein subjektiv als schädigend empfundenes Verhalten aufmerksam zu machen. Wiedergutmachung für erlittene Beeinträchtigung zu erreichen und eine Änderung des kritisierten Verhaltens zu bewirken. Ziel des Beschwerdemanagements ist es, die Kundenzufriedenheit wiederherzustellen und damit die negativen Auswirkungen von Kundenunzufriedenheit auf ein Unternehmen zu senken. Gleichzeitig sollen die in Beschwerden enthaltenen Hinweise auf betriebliche Schwächen identifiziert und als Verbesserungspotential und mögliche Entwicklungsschwächen genutzt werden. Dies führt auch zur Einsparung von Kosten, indem aufgetretene Fehler, die Anlass zu Beschwerden gegeben haben, zukünftig vermieden werden können.

Download Verfahrensanweisung Reklamationsmanagement

Das Kapitel 8.2 Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen beinhaltet folgende Unterpunkte:

8.2.1 Kommunikation mit dem Kunden
8.2.2 Bestimmen von Anforderungen für Produkte und Dienstleistungen
8.2.3 Überprüfung der Anforderungen für Produkte und Dienstleistungen
8.2.4 Änderungen von Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen

Weitere interessante Dokumente zur Ergänzung dieser Verfahrensanweisung:

Definition Reklamationsmanagement
Das Reklamationsmanagement umfasst die Planung, Durchführung und Überwachung aller Maßnahmen, die ein Unternehmen bezüglich Kundenreklamationen hinsichtlich Warenlieferungen und sonstigen Leistungen ergreift. Ein Leitfaden für die Behandlung von Reklamationen in Organisationen definiert die Norm ISO 10002.
Ähnliche Werkzeuge: Beschwerdemanagement.